Elevhälsan - Hur ska vi tänka runt arkivering?



 Kom ihåg?
Ej medlem? Registrera dig!


Experten svarar

Hur ska vi tänka runt arkivering?

Fråga:

Hej
I vår kommun är vi på gång med att slutarkivera PMO journaler i ett E-arkiv. Arkivering sker 2 år efter avslutad gymnasieskola. Vi har SHV journal, elev akt och skolkuratorsjournal. Som jag har förstått så följer allt med som är skrivet på eleven. Hur ska man tänka när det gäller Elev akten och kuratorsjournalen ska det gallras/raderas något eller ska man låta allt gå med till slutarkivet. Vet ni hur man gör i andra kommuner? Vad är rätt?

PMO ansvarig skolsköterska


Svar:

Hej!

Det är alltid svårt att säga exakt vad som är rätt eftersom lagar och regleverk ofta lämnar tolknings- och handlingsutrymme för dem som ska följa dem.

Råd runt gallring finns att läsa i Bevara eller gallra:2 Gallringsråd för kommuners, landstings och regioners utbildningsväsende (SKL Kommentus och Sveriges Kommuner och Landsting 2011, 4:e reviderade upplagan) där man bland annat skriver:"Normalt ska samråd i gallringsfrågor äga rum med kommunens/ landstingets/regionens arkivmyndighet. Hur samrådsförfarandet ska gå till bör framgå av arkivreglementet." (s.7) I rekommendationerna framgår också att en myndighet - av rationella skäl - bör använda sig av att så få typer av gallringsfrister som möjligt. (s.8)

Vi har pratat med många kommuner om detta och märker att riktlinjerna kan variera i detaljer, men att det i huvudsak är följande hantering som gäller:

I PMO ställer man av all dokumentation runt eleven (EMI-journal, övriga professionsakter och Elevakten) när eleven slutat skolan.

Detta görs i PMO:s Arkivmodul.
Därifrån kan informationen exporteras till ett externt arkiv. Detta görs också från Arkivmodulen i PMO efter det antal år man har fastställt i sin dokumenthanteringsplan.

När det externa arkivet har tagit emot materialet för slutarkivering och skickat en kontrollsiffra som kvittens till PMO-systemet kan det avställda materialet raderas (gallras) från PMO-databasen. 

Det som undantas från den här hanteringen är den dokumentation som bedöms som minnesanteckningar/utkast och som inte ska följa med vid arkivering. Dessa ska tas bort vid inaktualitet (rensning). För den typen av anteckningar använder man lämpligast "Att göra" i PMO, men man har också möjlighet att hantera tillfälliga minnesanteckningar i en icke-medicinsk professionsakt, till exempel kuratorsjournal.

Det viktiga är att spårbarhet till ärenden och allmänna handlingar är säkerställd och att dokumentationen är diarieförd och finns tillgänglig att begära ut.

Så länge dokumentationen finns avställd i PMO kan den tas fram och hanteras vid efterfrågan.

När materialet exporterats till externt arkiv för slutarkivering finns dokumentationen tillgänglig där och kan därmed tas bort ur PMO.


Publicerat: 2020-02-14 10:41

Artikeln har visats: 472 gånger
annonser

Föreläsare

Ämnen

EHM-elevhälsomötet  skolförbättring  NPF  
Hitta fler föreläsare här

Elevhälsan.se

Kontakta oss
Tipsa oss om material
Följ oss på Facebook


Vår huvudsponsor

Prorenata är huvudsponsor för elevhälsan.se