Elevhälsan - Angående dokumentation i digitala portalen PMO

 Kom ihåg?
Ej medlem? Registrera dig!


Staffan Olsson svarar

Angående dokumentation i digitala portalen PMO

Fråga:

Hej, skolkuratorn på vår kommunala grundskola dokumenterar i PMO när eleven har uppsökt kuratorn för samtal. Vår fråga är eftersom kuratorn inte har något dokumenationskrav-kan anteckningarna raderas efter tre månader eller skall de sparas?


Svar:

Hej Christina!

Frågan är besvarad både av vår sekretssexpert Staffan Olsson och av Gudrun Söderlind, PMO. 

Gudrun Söderlind har formulerat en fråga till Staffan Olsson med anledning av Christinas ursprungliga fråga:

Även om kurator inte har dokumentationstvång betyder det kanske inte att anteckningarna måste raderas i efterhand? Eller är det så? Kanske Staffan Olsson kan svara på detta? 

Staffans svar:

En kurators anteckningar i PMO skiljer sig en del åt i jämförelse med en läkares/sköterskas. De sistnämnda antecknar i en patientjournal och dessa anteckningar styrs av bl.a. patientdatalagens bestämmelser. En kurators anteckningar är av annat slag. Hen antecknar vid ärendehandläggning och i de sammanhang då ett ärende kan tänkas uppkomma via de uppgifter som en elev/vårdnadshavare lämnar till kuratorn, om tex stödbehov eller annat. Dessutom kan en kurator göra tillfälliga anteckningar för minnet, anteckningar som, om de inte blir tillfälliga, någonstans i tiden så småningom får formen av allmän handling och därmed vid en skolmyndighet kan begäras ut med stöd av tryckfrihetsförordningens bestämmelser i kap. 2.

För sköterska och läkare finns formstyrda krav för att anteckna i journalen, i detta fall i PMO. För en kurator finns inte samma formella regler. En kurators anteckningar ska/måste, med stöd av kommunens dokumenthanteringsplan, gallras vid den tidpunkt som anges i planen. Anges ingen gallringstid får gallring inte ske.

Efter genomförd gallring är det inte rimligt att det finns kvar spårbara loggar eller annat som gör det möjligt att ta fram uppgifterna igen. Inte heller finns några krav för hur ändringar får göras i kuratorsanteckningarna. Samma regler om att ursprungstexten vid ändringar/felaktigheter i en patientjournal ändå ska kunna läsas finns alltså inte för en kurators anteckningar i skolan.

Sveriges Kommuner och Landsting har tillsammans med Riksarkivet utgett Bevara eller gallra 2, gallringsråd för bl.a. kommunernas utbildningsväsende. Särskilt mycket finns inte kommenterat om kuratorer i skolan. Man föreslår att handlingar bör bevaras som rör ” skolkurators verksamhet, t.ex. kuratorskort och korrespondens med elever och föräldrar”. Men det är, som sagt varje skolhuvudman som själv avgör om och i så fall vad som ska bevaras respektive gallras.

Jag vet inte hur det är tänkt att kuratorsanteckningar ska göras i PMO. Antecknas t.ex. en utredning om kränkande behandling i PMO eller om särskilt stöd, när dessa utredningar görs av kuratorn? Eller är det endast anteckningar gjorda vid s.k. faktiskt handlande, d.v.s. anteckningar som görs utan senare beslut- t.ex. minnesanteckningar vid samtal och andra liknande anteckningar? Jag tycker det är viktigt att kurator, innan hen för in anteckningarna i PMO, noga tar ställning till vad som ska ligga där, annat än kortvarigt. Är det så det går till eller läggs även tillfälliga anteckningar in och blir låsta efter viss tid och för viss tid? Är det t.ex. möjligt idag för en kurator att lyfta bort sina mycket tillfälliga anteckningar inom viss tid utan att anteckningarna låses? Och om det i kommunens dokumenthanteringsplan anges att en viss typ av handling ska gallras "vid inaktualitet"  eller "2 år efter det att eleven slutat skolan", ger PMO då ett utrymme för detta? Gallring betyder ju att en viss handling helt tas bort och inte längre ska kunna spåras. För patientjournaler finns en huvudregel att den kan gallras 10 år efter det att sista anteckningen gjorts i journalen men jag vet att barnjournaler i skolan ofta bevaras för all framtid. Så är knappast fallet med alla kuratorsanteckningar.

Jag träffade några kuratorer nyligen. I deras kommun arbetade man med PMO, även kuratorerna. Deras jurist hade sagt att de skulle anteckna allt i PMO men jag sa jag är tveksam till detta. Rimligen måste en kurator men även en sköterska eller läkare, bedöma de t.ex. handskrivna anteckningar man har vid ett möte med en elev/patient för att sedan bestämma vad som ska föras in i PMO. Anteckningar görs ibland för hand och därefter avgör kuratorn vad av detta som tveklöst direkt ska in i PMO och vad som inte självklart ska in direkt utan kan vänta tills kuratorn avgjort om anteckningarna ska sparas. Det som däremot bara kortsiktigt ska finnas kvar för minnet borde antingen ha en egen plats i PMO för att kunna tas bort inom viss tid eller också antecknas utanför PMO, för att sedan föras in när kuratorn väljer att spara dem.

Jag känner att jag vet litet dåligt hur PMO fungerar för de nya yrkesgrupper i elevhälsan som mer och mer utnyttjar den. Men jag menar sammanfattningsvis att PMO måste vara olika anpassad till de bestämmelser som 1) gäller för hälso-och sjukvårdspersonalen och 2) för övriga personalgrupper, t.ex. kuratorer, specialpedagoger och kanske rektorer. Det får inte vara så att anteckningar som bara görs kortvarigt ändå blir långvarigt förvarade i ett system där man inte kan gallra dem.

Detta är några tankar, lösliga och kanske därför bara delvis förståeliga. Frågorna är komplexa. Om något behöver göras för att uppdatera PMO vet jag inte. Men det och annat om PMO vet Gudrun. Läs hennes svar här nedan.

Hälsningar från

Staffan

Gudruns svar:

Hej Christina!

”Den dokumentation Kurator skriver in i PMO kan inte på enkelt sätt raderas ur databasen. Systemet är inte avsett att hantera den typen av dokumentation, i alla fall inte i en journal.

Det går att radera en osignerad uppgift så att den döljs i PMO men den finns fortfarande kvar i databasen tillsammans med loggarna.

Det går också att ”radera” felaktiga signerade journaluppgifter, men dessa kan inte döljas i PMO utan presenteras som överstrukna i den löpande journalen.

Vill man göra anteckningar som inte är att betrakta som journaluppgifter kan t.ex modulen Att göra användas. Det är en personlig anteckningsfunktion som kan knytas till en person (elev).

Att göra är en personligt kom-ihåg funktion och därmed inte egentligen avsedd för den hantering du beskriver.

 /Gudrun

Nedan följer frågor och svar mellan Staffan Olsson och Gudrun Söderlind

Staffans frågor:

Vet inte hur det är tänkt att kuratorsanteckningar ska göras i PMO. Antecknas t.ex. en utredning om kränkande behandling i PMO eller om särskilt stöd, när dessa utredningar görs av kuratorn? Eller är det endast anteckningar gjorda vid s.k. faktiskt handlande, d.v.s. anteckningar som görs utan senare beslut- t.ex. minnesanteckningar vid samtal och andra liknande anteckningar? Är det så det går till eller läggs även tillfälliga anteckningar in och blir låsta efter viss tid och för viss tid?  Är det t.ex. möjligt idag för en kurator att lyfta bort sina mycket tillfälliga anteckningar inom viss tid utan att anteckningarna låses?

Gudrun:

I de flesta av de kommuner som använder PMO för Elevhälsan låter man Kuratorn dokumentera sina utredningar i en egen professionsakt. Alla anteckningar som görs i professionsakten hanteras på samma sätt: När anteckningen sparas blir den ”låst” såtillvida att efterföljande ändringar genererar nya versioner av uppgiften. Detta gäller även osignerade anteckningar. För tillfälliga minnesanteckningar kan man använda/använder man Att göra – en kom-i-håg-funktion som är personlig och som inte är en del av professionsakten. Dessa minnesanteckningar kan raderas/gallras efter en viss tid.

I Elevakten dokumenterar kurator om hen har fått ett uppdrag av rektor. Då dokumenterar de att har gjort en socialutredning och att den finns i dokumenterad i professionsakten, (kuratorsakten). Ett annat exempel är om kurator har haft ett samtal med en elev. Då dokumenterar de att har haft ett samtal i Elevakten men inte samtalets innehåll – det dokumenteras i kuratorsakten.

Staffan:

Jag känner att jag vet litet dåligt hur PMO fungerar för de nya yrkesgrupper i elevhälsan som mer och mer utnyttjar den. Men jag menar sammanfattningsvis att PMO måste vara olika anpassad till de bestämmelser som 1) gäller för hälso- och sjukvårdspersonalen och 2) för övriga personalgrupper, t.ex. kuratorer, specialpedagoger och kanske rektorer. Det får inte vara så att anteckningar som bara görs kortvarigt ändå blir långvarigt förvarade i ett system där man inte kan gallra dem.

Gudrun:

PMO är anpassat till de bestämmelser som gäller både för för hälso-och sjukvårdspersonal (EMI) och för elevhälsans övriga insatser inklusive rektor. Hela journaler kan gallras i PMO (efter viss manuell handpåläggning) och tillfälliga minnesanteckningar kan också raderas/gallras förutsatt att man använder «Att göra» för dessa.


Publicerat: 2017-01-20 14:27
Artikeln har visats: 2123 gånger
annonser