Elevhälsan - Dokumentation

 Kom ihåg?
Ej medlem? Registrera dig!


Staffan Olsson svarar

Dokumentation

Fråga:

Kuratorerna i kommunen har börjat använda det dokumentationsprogram
som finns i Profdoc PMO. Vi ser stora fördelar med detta men får
samtidigt en del frågor.
1. Hur länge ska denna dokumentation vara kvar? Kan man överhuvudtaget
ta bort den? Blir dessa anteckningar att räkna som journalanteckningar
och att de därmed måste hanteras på annat sätt?
2. Vem/vilka har rätt att läsa denna dokumentation? Elev,förälder,
rektor,kollega på annan skola?
3.Hur mycket ska man lägga in här? Mail,anmälningar,
mobbningsutredningar?
Hur gör man då med diarieföring?
Tacksam för snabbt svar då vi ska diskutera detta nästa vecka.
Med vänlig hälsning
Elisabeth


Svar:

Hej Elisabeth. Här kommer ett långt svar på dina frågor, som var förrädiskt korta men fordrar ett längre svar.

Fråga 1) Skolkuratorer har ingen lagstadgad dokumentationsskyldighet i lagstiftningen. Men när kuratorer medverkar i ärendhandläggning, t.ex. dokumenterar i ett ärende som gäller diskriminering eller kränkande behandling eller är sekreterare vid en EVK, måste förstås dokumentation i ärendet ske.

Om man i en kommun bestämmer att kuratorer i övrigt, som del av sitt arbete, ska dokumentera, så ska denna lokala bestämmelse naturligtvis följas. Några regler i lagstiftningen finns inte om hur länge sådan
dokumentation ska sparas. Man kan tänka sig flera möjligheter:

1) Kuratorn för kortvariga anteckningar mest för sitt eget minne, anteckningar som sedan därefter förstörs utan att arkiveras.

2) Anteckningar förs av betydelse för framtiden och sparas=arkiveras hos kuratorn. I detta sistnämnda fall får inte de arkiverade handlingarna (allmänna handlingar) gallras/förstöras utan stöd i en lokal dokumenthanteringsplan i kommunen. Det är svårt att ange någon exakt tidsgräns för hur länge förvaringen kan ske hos en kurator utan att handlingarna ska anses vara annat än ren minnesanteckningar.  Skulle anteckningar renskrivas eller sorteras och sättas in i en pärm eller på annat sätt "tas till vara" snabbt, blir de sannolikt därmed att se som allmänna handlingar.

Fråga 2) Ingen har en självklar rätt att läsa de minnesanteckningar kuratorn gör. Det är dock rimligt att elever/vårdnadshavare vet att minnesanteckningar förs och de bör också vara skrivna på ett sådant
sätt att de kan uppvisas för dessa personer, om de så begär. En kurator har inte tystnadsplikt gentemot andra befattningshavare inom skolmyndigheten, om inte dessa utgör en självständig verksamhetsgren
inom samma skolmyndighet (SekrL 1:3). Skolhälsovården och förskoleverksamheten är sådana verksamhetsgrenar. Men kuratorn avgör själv vilka som eventuellt ska informeras. Vill inte hon/han att en
lärare ska få information behöver inte information ges. Detta blir till stor del en etisk fråga, inte en juridisk. Och självklart ska, om information lämnas till annan befattningshavare, uppgiften som kuratorn
röjer lämnas vid ett behov i tjänsten. En arbetsledare har dock rätt att t.o.m. beordra sin underlydande personal att lämna uppgifter, vilket innebär att rektor normalt sett, vid behov, har rätt tilluppgifter från kurator.

Fråga 3) Kurators egna kortvarigt sparade minnesanteckningar, utanför ärendehandläggning, ska inte diarieföras. Däremot ska enligt SekrL 15 kap. alla förvarade och upprättade eller inkomna allmänna hemliga handlingar hos kurator diarieföras, t.ex. samtalsdokumentation med elever eller deras vårdnadshavare. Diarieföringen kan lämpligen ske hos kurator. Inkommande mail får bedömas från fall till fall. Orosmail eller andra viktiga mail och anmälningar i mail- eller pappersform från föräldrar t.ex. ska normalt handläggas vid skolan och där kan ofta rektor behöva blandas in. En del av dessa brev kan diarieföras på expeditionen, detta bestämmer ni själva på skolan. Mobbningsutredningar bör få en diariebeteckning när de inleds och sedan fogas all inkommande dokumentation i utredningen till samma diarienummer. All dokumentation ska vara sammanhållen i ett sådant ärende, vilket betyder
att det en kurator dokumenterar snabbt ska fogas till mobbningsutredningen hos rektor eller annan befattningshavare som utreder.

En orosanmälan till socialtjänsten ska som allmän handling diarieföras i skolans arkiv utan att namnet på eleven framgår. Själva anteckningarna i diariet är nämligen offentliga och då får inte namnet eller andra identifikationstecken röjas.

Jag vill hänvisa den som önskar lära sig mer om skoldokumentation till en liten fin utredning som kom 2003. Den heter Sekretess i elevernas intresse (SOU 2003:103) och kan köpas via Fritzes eller laddas ned på nätet via regeringens hemsida.

Hälsningar från Staffan Olsson

 


Publicerat: 2008-10-11 11:13
Artikeln har visats: 8077 gånger
annonser