Elevhälsan - Kuratorers dokumentationsplikt



 Kom ihåg?
Ej medlem? Registrera dig!


Staffan Olsson svarar

Kuratorers dokumentationsplikt

Fråga:

Vad gäller för mig som skolkurator när det gäller dokumentationsplikt? Mig veterligen har vi ingen sådan. Mina personliga små anteckningar är mitt arbetsmateriel. Det har blivit allt vanligare att föräldrar anmäler skolor för att inte ha skött ett mobbingärende korrekt. Det har ökat kraven på dokumentation, men vad gäller mig som skolkurator och min sekretess? Har rektor som min chef rätt att begära mina anteckningar som "bevismaterial" i elevärenden? Eleverna vet att jag har anmälningsplikt men sekretessen handlar också om förtroende. Får jag in ett elevärende som signalerar mobbing ser jag till att eleven hamnar hos det team i skolan som arbetar med mobbingärenden och där dokumenteras allt. Sekretesshandlingar, dvs anmälningar till polis och socialtjänsten, diarieförs och hamnar med ett nummer i elevakten, det är min enda dokumentation förutom egna minnesannteckningar. Om och när jag byter tjänst tar jag bort/deletar jag minnesanteckningar. Kan min chef kräva att de ska sparas, för info till min efterträdare?
Om dokumentationsplikt ska tillämpas blir det naturligtvis jätteviktigt att skriva objektivt och sakligt. Vad säger nya skollagen om dokumentationsplikt? Har läst i den men inte hittat något specifikt ännu om mig som skolkurator.
mvh
RS


Svar:

(Svaret uppdaterat 2019-06-27)

Hej RS,

Det var många frågor på en gång! Vid flera tillfällen tidigare har jag svarat på frågor som gäller skolkuratorers dokumentation. Här kommer ytterligare ett svar.

En kurator kan föra anteckningar i olika sammanhang. Det kan handla om dokumentation vid ärendehandläggning eller dokumentation vid s.k. faktiskt handlande, d.v.s. vid samtal eller möten av skilda slag då något ärende kring eleven inte aktualiseras. I förvaltningslagen men också i ny skollag (i 29 kap. 10 §) anges bl.a. att uppgifter ska antecknas vid ärendehandläggning och beslut motiveras vid myndighetsutövning. Och att besluta om särskilt stöd/ÅP samt i disciplinära ärenden  är myndighetsutövning.

När en kurator är inblandad i detta är hen alltså skyldig att dokumentera. Och en rektor/förman har full rätt att vid behov få tillgång till kurators anteckningar.

En kurator har rätt att i andra sammanhang föra egna anteckningar för minnet. Om dessa anteckningar inte renskrivs eller sparas mer än tillfälligt blir de inte några allmänna handlingar som med grundlagsstöd kan begäras utlämnade av t.ex. vårdnadshavare. Skulle de sparas/arkiveras blir anteckningarna däremot allmänna handlingar enligt TF 2 kap. Då är de ju upprättade och förvarade vid skolmyndigheten, vilket definierar vad en allmän handling är.

Som kurator måste du alltså snarast ta ställning till vilken betydelse dina anteckningar har. Är de kopplade till ett möjligt ärende (en elev kan t.ex. i samtalen med dig bedömas ha behov av extra npassningar eller av särskilt stöd) ska anteckningarna sparas och kanske direkt överlämnas till berörd lärare eller till rektor. Är de inte kopplade till ett möjligt ärende utan dina egna minnesanteckningar så måste du efter samtalen ta ställning till om uppgifterna ska kastas eller om de ska sparas/arkiveras i ditt närarkiv, t.ex. i en pärm på din expedition eller digitalt. Sparar du anteckningarna kan en chef vid behov ta del av med och en vårdnadshavare eller annan medborgare begära ut dem. Men då måste förstås en sekretessprövning göras.

Det blir idag allt vanligare att kuratorer antecknar digitalt. Då måste kuratorn tänka på vad som ska föras in och sparas i det digitala systemet och vad som kan tänkas vara tillfällig dokumentation för minnet. När dokumentation låses efter viss tid kan den inte längre enkelt lyftas bort. Då gäller de gallringsbestämmelser som ska framgå av en kommunal dokumenhanteringsplan för skolmyndigheten.

JO har i ett ärende på 80-talet bedömt möjligheten för en kurator i sjukvården att föra egna anteckningar för minnet. Beslutet är av intresse även för en skolkurator. JO säger bl.a. att "Gäller det anteckningar som förs av kurator som tillfälligt stöd för minnet, anser jag att de kan bedömas som privata minnesanteckningar. De faller därmed inte in under begreppet allmänna handlingar. Om anteckningarna förs i ordnad form och sparas för längre tid än de behövs för en aktuell åtgärd, är de däremot att anse som allmänna handlingar..."

I skollagen finns inget särskilt som gäller dokumentation för just skolkuratorer. Däremot finns tydliga skrivningar i regeringens proposition om ökade krav på dokumentation vid utredningar då en elev kan behöva särskilt stöd. I dessa utredningar men också i andra sammanhang kommer säkert skolkuratorer många gånger att vara inblandade. I ny skollag ges också möjlighet att stänga av elever i grundskolan från undervisningen upp till två veckor per termin. Även här kommer kuratorer många gånger att dokumentera, som huvudansvariga eller som biträden till huvudutredaren.

Slutsats: Varje kurator måste inse att hon/han är skyldig att dokumentera vid ärendehandläggning och att de kuratorsanteckningar som sparas, utan att det handlar om ärendehandläggning, blir allmänna handlingar i och med att de är upprättade och förvarade i skolan. En chef har rätt att få de uppgifter som finns hos kurator om dessa uppgifter behövs vid ärendehandläggning men även i övrigt vid behov. Och - slutligen - vårdnadshavare har mycket stor rätt till insyn i de dokument som finns hos kurator och som gäller det egna barnets situation vid skolan. Särskilt stor är denna rätt när vårdnadshavaren är part i ett ärende som gäller myndighetsutövning, d.v.s. då frågan rör elevens rätt eller skyldigheter.

Staffan

Se även andra svar från Staffan i liknande frågor

Har kurator skyldighet att dokumentera

Följdfråga angående kuratorers dokumentationsplikt

Vad göra med kurators dokumentation vid byte av arbetsplats

Skillnad mellan skolkurator och socialsekreterare- lagstiftning och dokumentation

Dokumentation

 

 

 

 


Publicerat: 2011-02-15 21:37

Artikeln har visats: 13280 gånger
annonser

Föreläsare

Ämnen

självkänsla  utsatthet  särskilt stöd  
Hitta fler föreläsare här