Fråga:
Hej Staffan!
Vi har en ”central” Barn- och elevhälsa dit verksamheterna kan vända sig när dom behöver råd och stöd. Gången är så att man ansöker om stöd på en blankett och föräldrar lämnar sitt samtycke.
Ansökan hanteras sedan i ett team, där olika kompetenser ingår.
Nu funderar vi på hur vi skall hantera ansökningsmaterialet, som ibland även inkluderar kartläggningar, åtgärdsprogram och dylikt. Är det en inkommen handling och skall det då arkiveras enligt våra ordinarie arkiveringsinstruktioner?
Christine
Svar:
(Svaret uppdaterat 2019-07-01)
Hej Christine,
Din fråga om huruvida ansökningshandlingarna är allmänna handlingar eller inte är inte helt enkel. Den har i grunden att göra med vilken ställning den centrala enheten har i förhållande till myndigheten i övrigt; om enheten kan ses som en självständig verksamhetsgren i förhållande till den övriga skolan/förskolan. Huvudregeln är ju att handlingar som inkommit till eller upprättats hos en myndighet eller självständig verksamhetsgren är att se som allmänna handlingar. Frågan är alltså här om den brevväxling som sker mellan t.ex. en rektor i skolan och den centrala enheten är att se som inkomna vid enheten. Min bedömning är att så knappast är fallet utifrån hur dessa enheter brukar organiseras runtom i landet. Men så vitt jag vet har den frågan aldrig juridiskt prövats.
Men detta hindrar inte att ansökningsmaterialet registreras hos er. Någonstans ska ju registrering ske, eftersom dokumentationen innehåller uppgifter som omfattas av sekretess. Det kan därför vara lämpligt att ni registrerar/diarieför varje ärende som uppkommer hos er. Ärendena kommer sedan att utredas och ytterligare dokumentation fogas då till den ursprungliga ansökningsdokumentationen. När ärendet är avslutat – och tidpunkt för detta ska tydligt framgå – arkiveras handlingarna på lämplig plats, hos er eller möjligen på den skola där utredd elev går. Några bestämda krav på var arkiveringen ska ske finns inte. Men era arkiveringsinstruktioner kanske säger något om detta.
Jag kan tillägga att ni förstås är skyldiga att utreda elevens behov av särskilt stöd även om ett vårdnadshavarsamtycke inte finns. Detta vill jag mycket tydligt påpeka.
Hälsningar från Staffan
