Fråga:
I vår lilla kommun har man tagit ett beslut att alla handlingar som
inehåller sekretessbelagda uppgifter ska diarieföras. Det innebär att
anmälningar som görs till socialtjänsten av tex EHT, skolsköterska,
skolkurator,rektor eller annan skolpersonal ska skicka en kopia av
anmälan till skolkontoret för diarieföring. Kopian går sedan åter till skolan för arkivering i elevakten. Vi ställer oss frågande till detta, det känns inte bra att anmälan cirkulerar runt. Vad gäller? Vi lyder under olika sekretesser. Det tar emot och känns absolut inte bra att göra detta.
MVH K E och C S, skolsköterska och kurator.
Svar:
(Svaret uppdaterat 2019-06-19)
Hej K och C.
Själva beslutet om att diarieföra sympatiserar jag starkt med. Grundregeln är att alla allmänna handlingar som är hemliga vid en myndighet måste registreras och det gör man oftast genom s.k. diarieföring. Alltför många skolhandlingar som är hemliga registreras/diarieförs idag inte alls vid en skolmyndighet, trots att offentlighets- och sekretesslagens kapitel 5 föreskriver detta. Skolhälsovårdsjournaler och vad som fogas till sådana journaler behöver inte diarieföras – där finns ett undantag – men en skolsköterskas anmälan till socialnämnden som inte fogas till journalen måste alltså diarieföras.
Skolhälsovården ska, menar jag, i ett eget diarium diarieföra en anmälan själv och inte låta den cirkulera till skolkontor eller andra befattningshavare, eftersom sekretess gäller mellan dessa olika områden. Däremot är det möjligt och rimligt att anmälningar från kurator eller andra på skolan hanteras på det sätt ni beskriver.
Jag kan för säkerhets skull lägga till att en sköterska eller skolläkare, med nuvarande lagstiftning, inte alls får berätta för den övriga skolan att man har gjort en anmälan, om inte ett samtycke finns från vårdnadshavarna eller, i vissa fall, från det tonåriga barnet.
Staffan
