Fråga:
Hej!
Jag undrar hur det är lämpligt och lagligt att dokumentera elevärenden på elevhälsoteamsmöten? Är det OK att dokumentera ärenden och beslut kring elever i ett dokument som finns i en skyddad mapp på datorn som bara vi i elevhälsoteamet har behörighet till? Elevernas namn, svårigheter, insatser samt beslut står utskrivna (men självklart endast det nödvändiga och så lite utlämnande som möjligt för att ändå ha koll på vad vi gör) och alla elever ligger på rad efter varandra i samma dokument (ett dokument för varje stadium). Får vi verkligen göra så eller behöver varje enskild elev ha ett eget dokument och behöver vi inte egentligen diarieföra det vi dokumenterat efter varje möte? Hur ska man göra detta på ett bra/lagligt sätt?
P
Svar:
Frågan har besvarats av både Staffan Olsson och Gudrun Söderlind
Svar från Staffan Olsson
(Svaret uppdaterat 2020-03-10)
Hej P,
Mitt svar blir mer allmänt hållet än Gudruns, som ju utgår ifrån dokumentation i PMO.
När ni antecknar vid ett elevhälsomöte kan det ske vid ärendehandläggning- ett beslut avses att senare fattas- eller vid s.k. faktiskt handlande, d.v.s. ni diskuterar och dokumenterar elevuppgifter utan att när detta sker avse att fatta ett beslut.
Jag börjar med din fråga om registrering/diarieföring vid en skolmyndighet. Vid faktiskt handlande ska de handlingar registreras som innehåller uppgifter som omfattas av sekretess. Det är minimikravet i offentlighets- och sekretesslagens kap. 4. Men inget hindrar att ni diarieför utöver detta krav, t.ex. genom att diarieföra alla anteckningar ni gör vid ett elevhälsomöte. Vid en friskola behöver enligt lagstiftningen ingen registrering ske, men inget hindrar förstås att man där gör olika dokument möjliga att tydligt identifiera så att de lättare vid behov kan tas fram.
Det är lämpligt att anteckna olika elevers uppgifter skilda ifrån varandra, i olika dokument eller i samma dokument men på olika digitala sidor eller papperssidor. Det underlättar om en handling begärs utlämnad.
GDPR
En viktig frågeställning som gäller skolans dokumentation i sin helhet är vad som alls får personregistreras. En sådan registrering får enligt GDPR enbart ske med stöd av en rättslig grund, av vilka det finns fem olika plus samtycke. Eftersom elevhälsans verksamhet är reglerad i skollagen finns möjlighet att, liksom i de flesta andra skolsammanhang, använda sig av den rättsliga grund som innebär att personregistrering är tillåten om den är av ”allmänt intresse”.
Jag kan slutligen tillägga att det inte är rimligt att hela elevhälsans personal ska ges insyn i alla elevhälsodokument. För det första finns i elevhälsan en sekretessgräns mellan den medicinska insatsen och övriga insatser. Den gränsen gäller från båda håll. Det innebär förstås att övrig elevhälsa inte ska ges insyn i den medicinska insatsens anteckningar utan ett samtycke från vårdnadshavaren och/eller en elev/patient, beroende på ålder. Men lika självklart borde vara att en sköterska eller läkare inte heller ges insyn i den dokumentation de inte berörs av. Inom respektive sekretessområde är detta en fråga mer om etik; att ta del av uppgifter som behövs för arbetets skull. Såsom Gudrun skriver i sitt svar är det viktigt att granska inloggningar för att se att ingen befattningshavare bryter mot lagstiftning eller god etik.
Hälsningar från Staffan
Svar från Gudrun Söderlind, PMO
Hej P!
De flesta Elevhälsoteam vi kommer i kontakt med dokumenterar sina elevärenden i PMO eller i något annat system som hanterar all dokumentation enligt strikta sekretssregler och behörighetssystem. Ofta sker dokumentationen i olika elevärenden under EHT-möten för att alla i teamet ska få en gemensam bild av ärendet och de beslut man tar. I PMO blir mötesanteckningarna en del av respektive ärende och diarieförs därmed automatiskt.
I ett dokumentationssystem för Elevhälsan styrs behörigheten till information utifrån profession/roll i elevhälsoteamet och principen är att alla i ett team som kan arbeta och logga in på en skola/enhet har behörighet att ta del av de elevärenden som pågår på den skolan.
Man behöver alltså inte upprätta vattentäta skott inom ett Elevhälsoteam för att därmed strypa behörigheten till elevärendena eller till respektive Elevakt.
Precis som du säger så dokumenteras insatser och åtgärder i ett ärende av respektive profession under rektors ansvar.
I PMO presenteras pågående ärenden i en översikt för att rektor och teamet ska kunna ha full koll på vad som händer i ärendena och vilket status varje ärende har; vad som ska genomföras/följas upp/utvärderas eller avslutas.
Varje ärende och dokument i ärendet registreras med unika ID:n i PMO som motsvarar diarienummer. I den diarierapport vi tagit fram kan man att få ut register på upprättade ärenden och dokument under en viss tidsperiod med diarienumret utskrivet.
Det man behöver dokumentera om en elev som är av känsligare natur kan man välja att dokumentera i sin professionsakt. Till den ges bara åtkomst för repsektive profession.
Man kan alltså i elevakten dokumentera att man har gjort en utredning, men själva utredningen finns dokumenterad i professionsakten.
Som svar på dina funderingar runt hantering av eleveärenden i en skyddad mapp tycker jag att ni bör fundera på hur skyddad den där mappen egentligen är från otillbörlig åtkomst. Det beror ju på i vilket system den lagras. I PMO eller något annat system som är avsett för den här typen av dokumentation kan man vara säker på att elevinformationen ligger i säkert förvar och att inloggning och all hantering är behörighetsstyrd och spårbar enligt Datainspektionens regelverk.
Därför bör ni överväga att hantera elevärendedokumentationen i ett system som är avsett för detta.
Hälsningar,
/Gudrun
