Fråga:
Vi har blivit ålagda att använda PMO som skolsköterskorna gjort ett tag. Vi är kuratorer och har massor av frågor men ingen att vända oss till! Kort; vi har ju som kuratorer ej journalföringsplikt utan dokumentationsskyldighet – vad innebär det i praktiken med detta system? Ska vi informera elever och vårdnadshavare att vi nu journalför? Vem har rätt att läsa det vi skriver – eleverna, vårdnadshavare…? När ska journalerna gallras? Ska de följa med eleverna till gymnasiet? – även om de uttryckligen inte vill? Om vi får uppgifter av utomstående (andra vuxna/föräldrar, andra elever etc) om att någon elev ej mår bra/har det bra – ska detta journalföras och i så fall skall det skrivas in vem som lämnat uppgifterna? När pedagoger rådfrågar oss alternativt vi handleder arbetslag i enskilda elevärenden – ska detta journalföras? Huvudet snurrar av alla frågor!! Mvh Jessica
Svar:
(Staffans svar uppdaterat 2019-06-20)
Frågan har besvarats av Staffan Olsson och Kristina Lekberg. Nedan kan ni ta del av båda svaren.
Svar från Staffan Olsson
Hej Jessica,
Frågan om när en skolkurator är skyldig att dokumentera har jag tidigare svarat på, se t.ex. mitt svar ”Följdfråga ang kuratorers dokumentationsplikt, 2010-03-16”. Även om man som kurator åläggs att dokumentera utöver den skyldighet som finns enligt lagen så kan man inte säga att man journalför i hälso- och sjukvårdens bemärkelse. De yrkesgrupper som måste journalföra är de som just tillhör hälso- och sjukvården och det gör inte en skolkurator när denne inte är psykoterapeut, en yrkestitel som finns omnämnd i Lag om yrkesverksamhet på hälso- och sjukvårdens område.
Den kurator som dokumenterar via PMO måste alltså vara helt klar över att det som där skrivs kommer att låsas efter viss tid och finnas kvar ända till dess att uppgifterna kan gallras. Det är vanligt att skolhälsovårdsjournaler inte alls gallras utan bevaras för framtiden. Men gallring av en skolhälsovårdsjournal kan ske om gallringstiden framgår av den dokumenthanteringsplan som ska finnas för skolområdet i varje kommun. För de anteckningar ni kuratorer gör via PMO gäller likaså att de kan gallras, men endast efter den tid som anges i denna plan. Framgår detta inte så måste er dokumentation sparas. Ni kan alltid ta kontakt med en chef eller en kommunal arkivarie för att begära att gallringsbestämmelser ska införas, om de inte redan finns.
Den fråga ni alltid måste överväga är förstås om alla anteckningar ni för vid möten med föräldrar eller elever eller som framkommer i andra sammanhang alltid ska införas i PMO. För mig låter det orimligt. Det måste, som jag ser det, finnas ett utrymme för en kurator att ta ställning till om vissa uppgifter alls behöver antecknas eller endast antecknas för minnet och för kortvarigt behov utanför PMO, för att sedan förstöras snabbt, när de inte längre är aktuella.En sådan möjlighet finns också i PMO. En skolsköterska eller skolpsykolog med journalföringsplikt får inte föra sidoanteckningar, men det bedömer jag att ni kuratorer kan göra just när uppgifterna är av minneskaraktär och behövs kortvarigt. Vid ärendehandläggning, när skolan avser att fatta ett beslut, finns dokumentationsskyldighet men det är en annan fråga.
Jag ser det som självklart att en kurator informerar de föräldrar och elever hen möter att det som framkommer vid samtal m.m. i viss mån dokumenteras och sparas. Alla förstår att en sköterska gör så men inte att detsamma gäller för kuratorer. När dokumentationen finns utgör de allmänna handlingar i den kommunala skolan och kan läsas av vårdnadshavare och eleven det gäller. Och när eleven börjar gymnasiet får uppgifterna överlämnas vid behov om gymnasiet ligger i samma kommun och under samma nämnd i kommunen. Annars gäller sekretess som huvudregel mot gymnasium i annan kommun eller i annan nämnd i samma kommun. En ny bestämmelse i SkolL 3:12 j från 2019-07-01 ställer dock krav på att en tidigare skola till den mottagande skolenheten ska överlämna sådana uppgifter om eleven som behövs för att underlätta övergången för eleven till en annan skolform. Detsamma gäller dessutom om eleven byter skolenhet inom samma skolform. Då kan uppgifter dokumenterade i PMO vara aktuella. Jag skriver om detta i min skolsekretessbok ”Sekretess och anmälningsplikt i förskola och skola”, upplaga 7, Studentlitteratur 2019.
Visst kan det vara bra att viktiga uppgifter dokumenteras även hos en kurator. Men ni måste själva ha synpunkter om hur ni ser på detta och även resa frågan om vad som ska respektive inte ska dokumenteras. Och – än en gång- någon journalföringsplikt har ni inte i hälso- och sjukvårdens bemärkelse. Hos er handlar det snarare om att en arbetsgivare har fastställt ett system där ni förutsätts dokumentera viktiga delar av det som framkommer i er verksamhet, utöver det som regleras i lagstiftningen. Vad, när och hur mycket – det är en fråga att fortsatt diskutera och tydligt klarlägga.
Hälsningar från Staffan Olsson
Svar från Kristina Lekberg
Hej Jessica!
Du kan alltid ringa mig och diskutera dina frågor. Eller maila mig. Jag finns på tel.nr 018-470 26 33 eller mail kristina.lekberg@profdoc.se
Det ni ska dokumentera i PMO, måste ju dels er chef bestämma. Vad är det som ska synas. Jag vet inte i vilken kommun du arbetar, om ni har flera journalupsättningar. Har ni en Elevakt där alla ska dokumentera det som rör en elev som ni har uppe på en elevvårdskonferens, t.ex så är det ju sådan info som alla ska kunna ta del av. Har ni en egen kuratorsjournal, så är det ju du som bestämmer vad du skriver i den. Sen finns det ju moduler i PMO som inte betraktas som journalhandlingar, utan är helt och hållet din egen information. Det hoppas jag ni har blivit informerade och utbildade i, när ni hade start av PMO.
Den information som du skriver in, behöver inte följa med till gymnasiet. Det finns spärrar i programmet, både på journalnivå och enhetsnivå. Alla uppgifter som du skriver in, bestämmer du ju själv, vad och hur du skriver det. Det allra bästa är ju att ni har möten inom er grupp och bestämmer vad och hur ni ska dokumentera.
PMO ska inte vara ett hinder, det ska ge möjligheter och det är ju för elevens bästa vi dokumenterar.
Hälsningar
Kristina Lekberg (fd skolsköterska)
