Fråga:
Hej!
Från ledningen på vår skola finns krav att dokumentationen i mobbningsärenden ska följa personakten. Varför är det från början dokumentationsplikt i mobbningsärenden? Hur mycket ska skrivas? På vilket sätt? Får namn på ”förövare” nämnas? Var ska de förvaras -eller hur? Vad säger sekretesslagen och PUL (numera GDPR)?
Tacksam för svar. Hälsningar Kabbe-teamet i Köping
Svar:
(Svaret uppdaterat 2019-06-20)
Hej Kabbe-teamet,
Från 2011 är bestämmelserna om kränkande behandling inskrivna i skollagen 6 kap. Det finns en självklar skyldighet att vid ärendehandläggning dokumentera vad som framkommer i utredningen. Samma gäller ju t.ex. en utredning i andra skolsammanhang, t.ex. om anpassad studiegång, i disciplinära ärenden eller vid utarbetande av åtgärdsprogram.
Att inte dokumentera är en allvarlig brist. Det skulle Skolinspektionen eller JO kritisera. Utredningen ska visa vilket behov av stöd en elev har som utsätts för mobbning men även vilka åtgärder skolan ska vidta för att förhindra framtida mobbning.
Namn på mobbad elev och på ”förövare” får förstås nämnas. Utredningen är ju sekretesskyddad och även de beslut som fattas, enligt min bedömning. Skulle disciplinära åtgärder inledas mot de mobbande eleverna har dessas vårdnadshavare rätt till insyn i utredningen om kränkande behandling, annars inte.
Utredningarna ska bevaras på ett sätt som är säkert för insyn, de måste diarieföras och bör finnas nära rektor, på expeditionen. Utredningen bör inte blandas med andra elevhandlingar som är offentliga.
GDPR ger skolan rätt att personregistrera dessa utredningar digitalt, bl.a. eftersom det finns en skyldighet för skolan att utreda i dessa sammanhang, som ett åliggande enligt skollagen. Samma förhållande gäller för friskolor och annan enskild skolverksamhet, t.ex. förskolor. Trots bestämmelser om skyndsam gallring i GDPR är det skolmyndigheten som själv bestämmer eventuell gallring. Min gissning är att dessa dokument sparas mycket länge om de ens gallras. En god regel kan vara att de ska bevaras för framtiden, d.v.s. inte alls gallras. Detta bör framgå av skolmyndighetens dokumenthanteringsplan. Vid en friskola finns inga bestämmelser om bevarande eller gallring men samma synsätt bör finnas där som vid en skolmyndighet.
Jag kan tillägga att jag i min nya sjunde utgåva av boken Sekretess och anmälningsplikt i förskola och skola”, som utkom i juni 2019, skriver en helt nytt kapitel om GDPR i skolan.
Hälsningar från Staffan
