Elev med skyddad identitet- hur remittera till vårdinrättning?

Fråga:

En fråga som jag tycker passar för elevhälsan.
Om man har ett barn med skyddade personuppgifter – hur gör man om man vill remittera barnet till en vårdinrättning t.ex en kirurgmottagning? Den som tar emot remissen måste väl veta säkert vilken individ man skall behandla? Hur gör man rent praktiskt?
Josef M

Svar:

Två experter har svarat på frågan

Svar från Nils Lundin

Hej Josef! 

Ja, detta är en knivig fråga som ställer våra journalsystem på sin spets. 

Det finns ju egentligen två olika nivåer av skyddad identitet.  

Den vanligaste är en ”enkel sekretessmarkering”. Då framkommer personnummer och namn, men ingen hemadress eller telefonnummer i datasystemen. Det är lätt att hantera i samband med remittering och identifiering kring att det är rätt besökare som kommer till planerat besök.

Dock för att nå familjen i samband med att de ska kallas till mottagningen dit man remitterat så får den externa kommunikationen överenskommas med familjen (t ex att kallelser sker via skolsköterskan, som kan informera familjen om kommande tid). Det kan också ske via Skatteverkets förmedlingsservice.

Lite svårare blir det med personer som har en ”högre sekretessmarkering” (kallas för kvarskrivning). I de fallen finns ju varken namn, personnummer, adress eller telefonnummer tillgängligt. Man ger i dessa fall ut ett reservnummer istället (som elev/familj har ansvar att hålla reda på) eftersom det reservnumret blir identifikationsbevis.

Man kan skriva reservnumret och ”Oidentifierad person” på remissen.

För att sedan nå familjen i samband med att de ska kallas till mottagningen dit man remitterat får man även här komma överens med elev/familj om bästa kommunikationsväg.

I dessa fall så får ju inga personuppgifter med namn, adress, telefonnummer läggas in i datajournalsystemen utan alla dokumentation måste hanteras manuellt i pappersutgåva.

Hoppas detta kan ha rätat ut något frågetecken i detta utmanande dokumentationsområde!

Hälsningar, Nils

(Staffans svar uppdaterat 2019-07-22)

Svar med kommentar från Staffan Olsson

Jag tycker att Nils svar verkar vara mycket klokt. Kanske kan man tillägga att det är varje huvudman som har ansvar för att patientsäkerheten upprätthålls i de delar frågan gäller. Josef ska alltså kunna få direkt och konkret stöd i att hantera den fråga han ställer av Region Stockholm. 2011 skrev dåvarande SLL:s revisorer i en granskningsrapport  att ”Revisionen bedömer, med utgångspunkt från det som framkommit i granskningen, att det idag finns risk att obehöriga kan komma åt information om personer med skyddad identitet.”