Till Frågor & svar

11 maj, 2022

Får EMI anteckna uppgifter i elevakt vid elevfrånvaro?

Fråga:

Hej!,

Kommunen jag arbetar i har köpt in ett system för att dokumentera kring elevers frånvaro. Systemet heter “XX” och alla skolans personalkategorier (rektorer, lärare, specialpedagoger, kuratorer, psykologer m fl) kan dokumentera i detta system. Uppgifterna hamnar i elevens egen akt. Detta syftar till att kartlägga varför eleven har hög frånvaro. Elevens, vårdnadshavarens och skolans bild kring frånvaron ska dokumenteras och insatser och åtgärder ska föras in i systemet för att kunna följas upp. När frånvaroutredning inleds förs informationen även över till huvudman.

Jag arbetar som skolsköterska och kommunen vill att även vi som skolsköterskor ska dokumentera i detta system. Alltså om vi har samtal med elev/vårdnadshavare/lärare så ska vi dokumentera det som framkommer och kan vara till nytta för eleven. Jag känner mig tveksam till att lämna ut uppgifter då vi normalt sett dokumenterar i vårt journalsystem PMO i elevens EMI-journal.
Finns det tillfällen där det ändå är ok för mig som skolsköterska att dokumentera i andra system än i elevens EMI-journal? Tex om jag har muntligt eller skriftligt medgivande från vårdnadshavare? Eller om information om frånvarorutinen och detta system går ut till alla vårdnadshavare via sedvanlig informationskanal?

Eller behövs det ingen information alls till vårdnadshavare ifall kommunen köpt in frånvarosystemet och verksamhetschef beslutat att alla (inklusive) ska dokumentera där? I vårt ledningssystem står det att skolsköterskor dokumenterar i journalsystemet PMO.

Tacksam för hjälp kring detta i mina funderingar.

Med vänlig hälsning

J

Svar:

Hej J,

det är alldeles utmärkt att skolor numera tar elevers frånvaro på stort allvar. Den skyldighet att agera finns främst angiven i skollagens 7 kapitel. Där nämns såväl hemkommunens, skolhuvudmannens, rektors och vårdnadshavarens ansvar.När dokumentationen vid frånvaro sammanställs måste sekretessgränser beaktas. För EMI gäller att kontakter med elev och vårdnadshavare vid frånvaro omfattas av hälso- och sjukvårdens sekretess. Att utan ett informerat samtycke anteckna i ett annat system, utanför patientjournalen, fordrar ett samtycke från vårdnadshavare och elev, åtminstone när eleven är i mognadsålder från 12-13 år och över. Med ett samtycke kan anteckningar göras men då måste den/de som samtycker noga veta vad som antecknas. Det räcker alltså inte att föräldrar och elever vet att ett visst system används. När EMI-personal antecknar i det systemet så att anteckningar blir tillgängliga för andra måste ett samtycke finnas. 

Ett problem vid samtycke kan vara att detta samtycke kan återkallas. Det är tveksamt om en digital EMI-anteckning i en elevakt, gjord med ett samtycke, har stöd av någon annan av de grunder i GDPR/dataskyddsförordningen som reglerar rätten att personregistrera digitalt. Anteckningar i elevakten får visserligen utan samtycke göras av annan skolpersonal än EMI utifrån grunden “allmänt intresse” men tveksamt är alltså om den grunden gäller EMI. Sök gärna samtycke från vårdnadshavare/elev att få anteckna i elevakten, ifall du bedömer att det är rimligt att göra det. Men bedöm behovet från fall till fall och det är den enskilde och dennes vårdnadshavare som själva måste bestämma hur de vill ha det. Kan ju t.ex. finnas besvärande omständigheter som du i din verksamhet upptäcker som eleven och vårdnadshavarna absolut inte vill ska antecknas så att det blir läsbart för många utanför EMI.

Hälsning Staffan

29 juni 2022

Sekretess Staffan Olsson

14 juni 2022

Sekretess Staffan Olsson

9 juni 2022

Sekretess Staffan Olsson

1 juni 2022

Extra anpassningar, särskilt stöd och åtgärdsprogram Gudrun Löwendahl Björkman

23 maj 2022

Extra anpassningar, särskilt stöd och åtgärdsprogram Gudrun Löwendahl Björkman

19 maj 2022

Extra anpassningar, särskilt stöd och åtgärdsprogram Gudrun Löwendahl Björkman

17 maj 2022

Extra anpassningar, särskilt stöd och åtgärdsprogram Gudrun Löwendahl Björkman

16 maj 2022

Sekretess Staffan Olsson

12 maj 2022

Sekretess Staffan Olsson

11 maj 2022

Sekretess Staffan Olsson

4 maj 2022

Sekretess Staffan Olsson

3 maj 2022

Extra anpassningar, särskilt stöd och åtgärdsprogram Gudrun Löwendahl Björkman