Fråga:
Hej!
Arbetar som specialpedagog i den centrala elevhälsan i en mindre kommun. Jag och mina kollegor funderar på utredningarna inför åtgärdsprogram och åtgärdsprogrammens förvaring. Dels under tiden man författar dokumenten, men också efter att de är färdigskrivna. Ett ÅP som är skrivet ska utvärderas och var är det då bäst att förvara dokumenten med säkerhet och sekretess i åtanke? Förslagen skiljer sig åt: på USB, på hemkatalogen på datorn som bara författaren kommer åt med sin inloggning, i pappersform mm. Var är den lämpligaste platsen för den digitala versionen? När ett ÅP är författat och påskrivet förvaras det i pappersformat (original) hos rektor och berörda pedagoger har kopior. Vi fungerar som ett stöd och en hjälp i arbetet med ÅP, men utformar inte själva så många. Däremot vill vi arbeta för att dokumenten hanteras likvärdigt i hela kommunen. Kan vi få hjälp med att reda ut detta blir vi tacksamma.
Undrande
Svar:
(Svaret uppdaterat 2019-07-11)
Hej Undrande,
På din fråga finns inget entydigt svar. Hemliga dokument under arbete eller färdigställda och arkiverade måste förvaras på ett sådant sätt att obehöriga inte får del av dem. Detta gäller oavsett om förvaringen sker digitalt eller i form av papper. Under den tid utredningen pågår är det rimligt att bara handläggaren och ansvarig rektor eller chef för elevhälsan vid en central enhet, har självklar rätt till insyn. Men även andra kan, på handläggarens eller rektors/chefens inrådan, få läsa det som antecknas, om det kan behövas för utredningens eller arbetets skull. Det kan ju hända att t.ex. en lärare som undervisar eleven kan behöva tidig information redan innan utredningen är klar för att snabbt påbörja sitt stöd.
Den färdiga utredningen och åtgärdsprogrammet (ÅP) bör förvaras på ett sådant sätt att inte obehöriga får tillgång till det. En möjlighet kan vara ett USB-minne som du säger eller på en hårddisk tillgänglig för rektor. Risken med ett USB-minne enbart är ju att det kan tappas bort om det inte back-upas. Man bör även ha en papperskopia förvarad hos rektor. En papperskopia tas ju alltid fram när vårdnadshavare/elev får det när det är utarbetat. Och den personal som arbetar med stödet ska ha sådan information som gör att de kan genomföra sina insatser, t.ex. en papperskopia av ÅP-et. Men enligt Datainspektionen kan dessa även få tillgång till det digitala ÅP-et.
I ett beslut från Datainspektionen (dnr 740-2007, 2007-11-16, Samråd om webbaserat verksamhetsstöd till Stockholms stads grundskolor ) kommenterade man bl.a. frågan om förvaring av ÅP och tillgång till uppgifter ur dessa. Man hänvisar förstås i sitt beslut till då gällande PuL men samma svar skulle i princip ges idag när GDPR gäller. Man skriver i avsnittet ”Rätt ändamål-rätt användare” att
” De ovannämnda grundläggande kraven angående ändamålet med behandlingen, innebär att åtkomst till personuppgifterna inte bör ges till personer som inte behöver dem i sitt arbete. Om sådana personer tar del av uppgifterna, sker det nämligen i annat syfte än det professionella ändamål för vilket uppgifterna samlades in. PuLs grundläggande krav angående ändamålet med behandlingen är av särskild vikt när det gäller integritetskänsliga personuppgifter. Därför är det troligtvis inte förenligt med kraven angående ändamålet med behandlingen, att göra elektroniskt lagrade integritetskänsliga uppgifter om elever tillgängliga för läsning av andra personer än dem som är berörda av uppgifterna. Berörda skulle exempelvis kunna vara eleven, vårdnadshavarna och lärare som skrivit in uppgifterna om den aktuella eleven.”
Ett sätt att garantera att endast behörig personal hämtar uppgifter ur ett ÅP är ett system med inloggningskontroll. Ett sådant system är i dagsläget knappast möjligt att tekniskt genomföra hos många skolhuvudmän. Därför kan ett rimligt system vara att låta den digitala dokumentationen finnas åtkomlig hos en eller ett fåtal befattningshavare. När någon därefter begär att få information ur ett ÅP kan denna lämnas ut i pappersform. På så sätt ökar sannolikheten för att känsliga uppgifter inte sprids på ett olämpligt eller olagligt sätt. Och självklart måste varje person som får sådana papperskopior förvara dessa på ett säkert sätt, så att inte obehöriga på skolan eller t.ex. familjemedlemmar får del av dem.
Ett mer exakt svar än så kan jag inte ge. Hoppas att ni kan ha någon ledning av det.
Hälsningar från Staffan
