Fråga:
Hej Gudrun!
Jag arbetar som specialpedagog i en central elevhälsa. I kommunen använder vi en digital plattform för att dokumentera utredningar om elevs behov av särskilt stöd och åtgärdsprogram, men dessa blir inte tillgängliga där för vårdnadshavare. Däremot så kan vårdnadshavare få dessa dokument via en form av säker mejlhanteringstjänst som vi har där mottagaren öppnar mejlet med bank-ID.
En specialpedagog har nu ställt en fråga om hen kan maila åtgärdsprogram till vårdnadshavare via vanligt mejl. Specialpedagogen som ställde frågan tänker att hon fyller i datumet i dokumentet när hon ser att vårdnadshavare har öppnat mailet. Jag tänker att detta inte är tillräckligt då man inte kan veta att de har läst det som står om stödinsatser och att ett personligt möte är det bästa. Då kan man på ett bättre sätt stämma av med elev och vårdnadshavare om stödinsatserna. Mötena bidrar även till att skapa och upprätthålla våra goda relationer.
Eller kan man tänka så här:
När en utredning gjorts och beslutet är att upprätta ett åtgärdsprogram så träffar man elev och vårdnadshavare för att delge beslutet och vilka stödinsatser som planeras. Vid uppföljningar stämmer man av åtgärderna med lärare, elev och vårdnadshavare och då kan man även meddela att utvärderingen visar att stödinsatserna fortsätter. Kan man i detta läge mejla åtgärdsprogrammet? Och skriva in datumet när vårdnadshavare öppnat mejlet? Framkommer det i uppföljning och utvärderingen att stödinsatser behöver förändras träffar man elev och vårdnadshavare vid ett fysiskt möte.
Ytterligare en fråga är om det är juridiskt säkert att mejla åtgärdsprogram via vanligt mejl dvs utan att mottagaren öppnar med bank-ID? Jag vet att många speciallärare/specialpedagoger lämnar åtgärdsprogrammet i ett kuvert och lägger det i elevens väska, men då kan man ju heller inte veta om och när elev och vårdnadshavare tar del av beslutet. Eller räcker det att man kontaktar vårdnadshavare och meddelar att eleven har med ett åtgärdsprogram i väskan?
Vilket datum bör man skriva in att vårdnadshavare har delgivits det beslutade åtgärdsprogrammet?
Kan man skriva det datum vårdnadshavare har öppnat mailet i originalet som finns i elevens expeditionsportfolio eller datumet när man anser att posten ska ha kommit fram, eller datumet för dagen då man lägger det i elevens väska, eller skriver man det datum då man har pratat med vårdnadshavare/elev om beslutet för att sedan skicka/lämna det på något av ovanstående sätt om man inte träffar dem personligen?
Med vänlig hälsning/Ann
Svar:
Hej Ann,
Jag vill börja med att säga att jag helt håller med dig om vikten av att möta elev och vårdnadshavare för att skapa och upprätthålla en förtroendefull relation. Det är också viktigt att elev och vårdnadshavare får möjlighet att vara reellt delaktiga under processen (muntligt och även att de får ta del av utkastet innan dokumenten räknas som färdigställt). Det är viktigt att vi lyssnar in dem och får med deras perspektiv både i utredningen av elevens behov av särskilt stöd och i upprättandet av åtgärdsprogrammet (dvs inte först när dokumenten är färdigskrivna) Likaså är det viktigt att skolan säkerställer att elever över 16 år och vårdnadshavare får information som de förstår om vad, hur och när olika beslut kring åtgärdsprogrammet kan överklagas. I åtgärdsprogrammet ska några olika datum anges och ett av dessa är datumet då vårdnadshavare och elev över 16 år har fått ta del av beslutet, vilket bör vara skriftligt. Detta framkommer bl a i Skolverkets kommentarer till de allmänna råden om arbete med extra anpassningar, särskilt stöd och åtgärdsprogram (2022). Där anges på sidan 18 att ”Av förarbetena till förvaltningslagen (Prop. 2016/17:180 s. 208) framgår också att en underrättelse som huvudregel bör ske skriftligt.” På Skolväsendets överklagandenämnds webbsida finns mer information om överklagande och där finns information översatt till ett antal olika språk och informationen finns även på lätt svenska.
Om vi då har gett vårdnadshavarna och eleven förutsättningar att vara reellt delaktiga och även säkerställt att de har förstått överklagandemöjligheten…kan vi då mejla åtgärdsprogrammet till vårdnadshavarna? Er kommun verkar ha bestämt att ni i dessa fall ska använda er av den säkra mejlformen, där mottagaren öppnar mejlet med bank-ID och det är en bra och säker lösning. I annat fall bör ni inte mejla utkastet eller den färdigställda utredningen, åtgärdsprogrammet eller dess utvärderingar. Det är inte GDPR-säkert. Om vårdnadshavare av någon anledning inte vill använda en digital tjänst som öppnas via bank-ID så har ni en dialog med vårdnadshavarna om en alternativ lösning. Ett exempel kan vara att vårdnadshavarna hämtar dokumenten på skolan. Ett annat exempel är att ni ringer/smsar vårdnadshavarna om att barnet kommer komma hem med ett hopklistrat kuvert den dagen. Ett tredje exempel är att ni meddelar vårdnadshavarna om att ni postar kuvertet. Säkerställ alltid att vårdnadshavare och elever över 16 år fortfarande i praktiken har tre veckor på sig att kunna överklaga åtgärdsprogrammet efter att de har fått det färdigställda och undertecknade åtgärdsprogrammet. Sätt hellre ett något senare datum om det till exempel finns en osäkerhet kring när de faktiskt kommer ta del av innehållet. Soliga hälsningar
Gudrun Löwendahl Björkman
Visste du föresten att Gudrun erbjuder förinspelade föreläsningar inom en mängd olika teman, nu ligger åtta olika föreläsningar uppe
Läs mer och se om det är något för din enhet, skola eller kommun!
