Fråga:
Hej Jag heter Birgit och jobbar som skolkurator i en central enhet där vi ansvarar för flera skolor inom Grundskolan. Hösten 2008 var jag tills med en kollega på en kurs med titel ”Skolkuratorns dokumentation och samverkan mm” Där fick vi höra att vi är skyldiga att dokumentera. Denna information delgav vi vår chef som då deltog i en kurs som arragerades av Staffan Olsson. Informationen där var att vi som skolkuratorer INTE är dokumentationsskykldiga?!? I dagsläge skriver vi anteckningar som arbets-/minnesunderlag som vi river efter ett tag. Vi är fem kuratorer och alla har sitt eget system att hantera den information vi får och hur länge vi sparar den. Det skulle vara bra om vi kunde få ett tydligt besked angående vår dokumentationsplikt, i dagsläget är förvirringen stor.
Mvh
Birgit
Svar:
(Svaret uppdaterat 2019-06-20)
Hej Birgit,
Någon generell dokumentationsskyldighet finns inte för en kurator i skolan. Det finns ett utrymme för er att möta föräldrar och elever vid samtal utan att i samtliga fall dokumentera det som framkommer vid samtalen.
Men i ärendehandläggning finns en dokumentationsskyldighet. Skulle en kurator t.ex. utreda ett förhållande som gäller kränkande behandling så är det självklart att detta måste dokumenteras. Likaså måste dokumentation ske om kuratorn är sekreterare vid en konferens eller vid en annan konferens/möte, där protokoll förs eller anteckningar ska föras enligt ert eget lokala beslut. Dessutom måste en kurator dokumentera sådana förhållanden som är av betydelse för skolan när det gäller att ge en elev stöd. Om en kurator vid ett samtal med en vårdnadshavare får veta att en elev kan behöva stöd ska detta dokumenteras och överlämnas till skolledningen. Skulle dessutom en arbetsgivare kräva att en skolkurator gör anteckningar av visst slag, t.ex. genom besökskort eller liknande, ska kuratorn göra sådana anteckningar.
Vid kuratorsamtal under det som man brukar kalla faktiskt handlande, i motsats till ärendehandläggning, finns möjlighet för kuratorn att föra egna minnesanteckningar kortvarigt eller i många fall inte anteckna alls. Skulle dessa anteckningar som ibland förs sparas eller renskrivas är de att se som allmänna handlingar och ska diarieföras om de innehåller hemliga uppgifter enligt bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen (OSL) 23:2.
Slutsatsen och svar på din fråga är alltså att ingen absolut och generell dokumentationsskyldighet finns för en skolkurator men att dokumentation ändå många gånger kommer att behövas, beroende på de arbetsuppgifter som kuratorn utför.
Staffan
24/11-2009 Efter att frågan och svaret har publicerats så har Claes Björkstedt från Jurark AB kontaktat elevhälsan.se och önskat att följande fördes in efter Staffans svar.
Hej Birgit och Staffan
Eftersom jag är den föreläsare som nämns vill jag ge en kommentar med anledning av frågan och Staffans svar.
Vid mina föreläsningar möter jag ofta påståenden om att skolkuratorn inte har någon dokumentationsskyldighet. Man kan undra varifrån uppfattningen kommer och vad påståendet egentligen står för. Ibland torde man avse att det inte finns någon särskild författning som ger uttrycklig dokumentationsplikt specifikt för skolkuratorer och man har väl då i bakhuvudet den patientdatalag som reglerar behandlingen av personuppgifter inom hälso- och sjukvården. Ibland får man intrycket att man intar den bekväma inställningen att man inte behöver dokumentera något alls. Oavsett vilket är oklarheten olycklig.
Någon generell dokumentationsskyldighet, dvs. i betydelsen att allt skall dokumenteras, finns inte för någon yrkeskategori. Däremot finns inom offentlig skolverksamhet ett antal regler som ålägger myndigheter att i vissa fall dokumentera underlag och beslut. Tvingande dokumentationsskyldighet syftar till att garantera den enskildes rättssäkerhet i handläggning och beslutsfattande, patientsäkerhet osv. Utöver tvingande dokumentation kan, såsom Staffan också anger, dokumentationen vara frivillig såsom behövlig för uppföljning och personaldimensionering. Min uppfattning överensstämmer med Staffans svar varför jag inte behöver återupprepa de situationer där det finns skäl att dokumentera.
Jag skulle dock önska att man slutar tala i termer av att det inte finns dokumentationsskyldighet eller att man inte har dokumentationsplikt. Alltför många drar alltför stora växlar på sådana uttryckssätt. Det finns, som framgår, inte sällan författningskrav på att dokumentera och även där sådana krav inte finns kan det ibland ändå vara skäligt att på lämpligt sätt dokumentera sina arbetsinsatser. Skolkuratorns arbete är absolut inte så betydelselös att inget behöver nedtecknas, tvärtom!
Claes Björkstedt, JurArk AB
