Fråga:
Vilka regler gäller för anteckningar och dokumentation gjorda av en specialpedagog i förskolan, får man spara/arkivera dem i pappersform efter att barnet slutat förskolan? Och i så fall hur länge?
A-C, specialpedagog
Svar:
Hej A-C,
Jag vet inte om du arbetar vid en fristående förskola eller vid en kommunal. Jag kommer att i mitt svar ange bestämmelserna för båda dessa alternativ. Vid en fristående förskola finns inga bestämmelser som reglerar hur olika slags handlingar ska bevaras/arkiveras efter det att barnet har slutat i förskolan.
Det är upp till huvudmannen att ha bestämmelser som reglerar detta. I princip skulle alla anteckningar kunna gallras/förstöras då, men de bör rimligen ändå sparas en tid med tanke på att huvudmannen måste kunna visa att man gett stöd eller dokumenterat annat som förskolan enligt lagstiftning har ansvar för.
Vid en kommunal förskola, som är del av en myndighet, ska det finnas bestämmelser i en dokumenthanteringsplan eller motsvarande som anger hur handlingar får gallras eller om de ska bevaras för framtiden. Varje kommunal huvudman anger själva i den planen hur länge olika handlingar ska bevaras. Det kan t.ex. vara rimligt att uppgifter arkiveras för framtiden när det gäller vilka barn som gått i förskolan, utredningar som gjorts om kränkande behandling och de utredningar/insatser som ges ett barn i behov av särskilt stöd.
När en specialpedagog eller annan personal gör andra anteckningar mer av minneskaraktär är det möjligt att gallra dessa när de inte längre behövs eller vid den tid som anges i dokumenthanteringsplanen.Så ungefär kan man säga. Att anteckna i pappersform eller digitalt har ingen betydelse för vad som kan gallras eller ska bevaras/arkiveras. Bestämmelserna om arkivering är teknikneutrala.
Hälsningar från Staffan
