Fråga:
Vårt EHT träffas en gång per vecka och jag som är specialpedagog skriver alltid protokoll efter mötet.
Min fråga:
Hur ska jag utforma dessa protokoll? Inga elevnamn kan nämnas vilket betyder att det låter ganska kryptiskt. Pga av detta kan ingen tyda eller förstå så mycket när man läser protokollet en eller två veckor senare. Hur gör andra skolor? Observera att det är inte EVK-möten jag talar om.
Hälsningar Marita
Svar:
(Svaret uppdaterat 2019-06-18) Svaret inaktuellt i de delar som specifikt gäller EVK)
Hej Marita,
Det finns inga speciella regler för detta. Regel är att man antingen skriver minnesanteckningar eller protokoll. I båda dessa fall kan man också välja mellan att skriva namngivet eller allmänt hållet, d.v.s. utan att elevnamn nämns. Det är viktigt att ni klargör syftet med träffarna. Handlar det om att diskutera allmänna frågor kopplade till elevhälsans arbete eller att diskutera enskilda elever? Gör ni det sistnämnda måste ni också tänka på sekretessen. Skolhälsovården får då inte diskutera med er övriga sådant som ligger under deras sekretess om det inte finns ett samtycke för detta.
Skriver ni utan att nämna namn eller med andra igenkänningstecken så kan ni förvara anteckningarna utan att diarieföra dem. Skulle däremot känsliga uppgifter antecknas i protokollet om identifierbara elever finns en skyldighet att vid en skolmyndighet diarieföra anteckningarna/protokollen. En sådan skyldighet finns nämligen för allmänna handlingar som innehåller hemliga uppgifter. Jag bedömer att det ni dokumenterar i båda dessa fall omedelbart är att se som allmänna handlingar, som är upprättade och förvarade i skolan.
Man gör nog mycket olika på olika skolor. Jag har ingen riktig överblick, ska jag erkänna. Men vanligt är nog att samla anteckningar med elevers namn. Ofta diarieförs inte detta, något som man är skyldig att göra. Enklast sker diarieföring genom att man längst fram i pärmen har ett blad där man antecknar ett diarienum-mer för varje protokoll och ett datum. Som rubrik på detta blad skriver man Register/Diarium för EHT-protokoll.
Avslutningsvis är det viktigt att säga att rektor ska informeras om den oro ni känner för enskilda elever, sådan oro som kan leda till att rektor kan behöva kalla till en EVK. Rektor deltar ju ofta vid EHT – mötena och kan då själv bedöma redan vid mötet om en EVK kan behöva hållas.
