Fråga:
Hej!
Jag har några frågor jag hoppas få hjälp med, men jag hoppas även få lite tips och råd i den situation som uppstått på skolan.
Kan rektorerna på vår skola neka vårdnadshavare som önskar få kopiera sin sons elevakt för att få möjlighet att läsa igenom den i lugn och ro i hemmet? Detta är en grabb med en ganska svår ADHD och som har max insatser. Han fungerar väldigt ojämnt och föräldrarna vill gå igenom akten för att se om det finns några liknande åtgärder under de perioder han har fungerat bra i skolan, och likaså se om det finns ett samband med de perioder som varit jobbiga. De upplever att det är mycket lättare att prata med sonen i hemmiljön och tror att de kommer få fler korrekta svar av sonen då.
Rektorn som inte ens är med i elevhälsoteamet och inte har någon undervisningsrelation till eleven vill först läsa akten för att se att den inte innehåller någon information där man röjer något annat barns identitet, eller att den inte innehåller något annat sekretessbelagt dokument.
Jag har vid en utbildning fått lära mig att en utredning vid en händelse inte får ske utan att vårdnadshavarna är informerade, att man inte får dokumentera i någons elevakt där något annat barns identitet röjs och att sekretessbelagda papper inte får läggas i någon elevakt utan samtycke från vårdnadshavarna och eleven. Om det ändå sker och det har gjorts en utredning, så fick jag lära mig att dessa dokument inte får plockas bort utan att vårdnadshavarna får lov att läsa dem eftersom de gäller deras son. Stämmer det?
Elevakterna förvaras i ett arkiv dit alla lärare har tillgång, samt städpersonal och vaktmästare. Om nu denna akt innehåller uppgifter som är sekretessbelagda, finns det inte vissa bestämmelser om hur akten ska förvaras?
Jag undrar även om det är rektorn som får ”granska” sonens elevakt när hen ej är med i elevhälsoteamet och inte heller har en undervisningsrelation med eleven. Hen har flera gånger uttryckt för både personal och vårdnadshavarna att hen ska granska akten från början, alltså förskoleklass.
Rektorn är nyanställd på vår skola och vi har svårt att motivera att hen ska granska en akt hen egentligen inte har något med att göra, men även att hen ska granska den från den tid hen inte arbetade här.
Vad är rätt och fel i denna situation? Det känns inte bra alls.
MVH
Mia
Svar:
(Svaret uppdaterat 2019-11-07)
Hej Mia,
I mitt svar förutsätter jag att du arbetar vid en skolmyndighet, t.ex. vid en kommunal skola. Vid en friskola finns idag inga lagstadgade bestämmelser om utlämnande av allmänna handlingar. Där är mitt råd att vårdnadshavare (vh) vänder sig till Skolinspektionen ifall de inte får ta del av sina barns viktiga skolhandlingar.
En elevakt är ett dokument där uppgifter införs löpande efterhand. Den är därför vid en skolmyndighet att se som en allmän handling upprättad redan då den är klar för införande av uppgifter om eleven. I en sådan akt bör man vara mycket försiktig med att blanda dokument som är offentliga och som omfattas av sekretess.
Du skriver inget om elevens ålder. Men en bestämd huvudregel är oavsett ålder och mognad att en vh har rätt till insyn i sitt barns förhållanden i skolan. Barnet har som jag uppfattar det en diagnos och det talar i mycket hög grad för att de har rätt till insyn i elevakten.
Visserligen kan uppgifter om ett barn i vissa fall behöva skyddas mot vh. Det finns en bestämmelse om detta i offentlighets- och sekretesslagen 12:3. För det första ska uppgifter inte lämnas ut ifall vh inte behöver uppgifterna för att ta sitt ansvar enligt föräldrabalken och, förstås, barnet motsätter sig ett utlämnande. För det andra kan enligt samma paragraf uppgifter hemlighållas mot vh ifall barnet p.g.a. utlämnandet kan bedömas komma att lida betydande men. Sannolikt är ingen av dessa begränsningar aktuella i det fall du nämner.
Tryckfrihetsförordningen (TF, en grundlag) reglerar i kap. 2 att en allmän handling ska utlämnas skyndsamt, redan samma dag eller med någon/några dagars förskjutning ifall frågan om sekretess måste prövas. Det är alltså rimligt att en handling som begärs utlämnad snabbt granskas för att bedöma om känsliga uppgifter finns om andra än det barn det gäller. Det är sant som du skriver att man måste vara försiktig med att ange känslig information om andra barn i en elevakt men det är inte fel att ändå undersöka om detta ändå skett.
Frågan är då vem som ska granska elevakten. Det är skolans och skolmyndighetens elevakt, inte i första hand elevhälsans. Ofta finns dessutom annan information i en elevakt än den som elevhälsopersonalen antecknar. Den som ska granska innehållet bör vara den som enligt delegationsförteckningen vid er myndighet har att ta ställning till ett utlämnande. Är det er rektor är hen behörig att läsa hela elevakten för att därefter ta ställning till om något i akten kan behöva hemlighållas mot vh. Ligger denna uppgift att ta ställning till en begäran om ett utlämnande på högre nivå, t.ex. hos en förvaltnings- eller skolchef, ska denne lämpligen granska elevakten. Blir bedömningen att akten inte kan lämnas ut eller delar av den hemlighållas ska det för vh framgå att detta beslut får överklagas. Överklagandet ska ske inom tre veckor från den tid då man som vh tog del av beslutet.
Ett vanligt motiv för att inte vilja lämna ut skolhandlingar kan vara att man är rädd för att möta kritik från föräldrar, allmänhet eller journalister för att ha brustit i sina åligganden, t.ex. genom att dokumentera dåligt eller fel eller att inte ha gjort det som dokumentationen visar ska göras. Detta är en klandervärt beteende- när lagstiftningen ger rätt till att ta del av handlingar som är inkomna eller upprättade vid en skolmyndighet och förvarade där ska de självklart lämnas ut, ifall sekretessen inte hindrar det.
Jag kan lägga till att en vh till ett barn vid en kommunal skola eller friskola även kan vända sig till Skolinspektionen med kritik av hur förhållanden som rör barn hanteras vid en skola. Och vid en skolmyndighet kan också en JO-anmälan göras, ifall det dröjer alltför lång tid innan en prövning sker av en begäran om att få ut en allmän handling. Själv har jag flera gånger gjort sådana JO-anmälningar och vunnit framgång. Dessa ärenden är prioriterade hos JO, eftersom de rör viktiga grundlagsfrågor.
Att elevakter, såsom jag tolkar din fråga, finns tillgängliga för alla på er skola är inte bra. Det spelar ingen roll om uppgifter är hemliga eller inte. Det är endast de personer som för sitt arbete behöver ta del av innehållet i en akt, i vissa delar eller i sin helhet, som ska kunna läsa den. Jag förutsätter att någon hos er har hand om/vårdar dessa akter och löpande tar ställning till om innehållet i en akt ska vara möjlig att läsa för den som så önskar. Det är inte rimligt att elevakter ligger öppet och tillgängliga för vem som helst. Några exakta krav på hur elevakter ska förvaras finns inte men självklart ska de förvaras så att någon alltid har kontroll över dem för att ingen obehörig i eller utanför skolan ska kunna läsa dem. Även om uppgifter i en elevakt inte är sekretessbelagda kan de vara känsliga p.g.a. uppgifternas omfattning och bredd- mycket kan stå om en elev som sammantaget ger en god bild av hur eleven har det.
Så ungefär vill jag svara på din fråga med det tillägget att även om en rektor inte enligt lagen ingår i elevhälsan är ändå hens kopplig till den mycket stark. Några insynsbegränsningar finns inte för den rektor som för sitt arbete behöver insyn. Undantaget är förstås insyn i förhållanden i den medicinska elevhälsan som ju begränsas i och med att den delen utgör en självständig verksamhetsgren vid både en kommunal och fristående skola.
Hösthälsningar från
Staffan
