Fråga:
Hej,
Jag arbetar som kurator på en gymnasieskola och har frågor om dokumentation på elevhälsomöten.
På våra elevhälsomöten tas främst olika elever upp som exempelvis läraren har anmält för att tas upp på EHT. Om vi exempelvis bestämmer att jag (kuratorn) ska kalla eleven till ett samtal, är det att räkna som ärendehandläggning? Och ska det i så fall dokumenteras mer än i EHM-protokollet?
Hur ser den dokumentationen ut i så fall?
Svar:
(Svaret uppdaterat 2019-08-02)
Tack!
Hej och ursäkta för långt dröjsmål med denna fråga, som genom mitt förbiseende blivit liggande.
Ett ärende kan definieras som det som är föremål för åtgärder hos en myndighet i avsikt att leda fram till ett beslut. Avser man alltså i ditt fall att fatta ett beslut som gäller eleven så har ärendehandläggningen inletts redan i samband med EHT-mötets beslut att du ska träffa eleven och vid dina samtal med denne. När det inte handlar om ärendehandläggning brukar man i stället tala om s.k. faktiskt eller praktisk handlande. Som exempel på sådant handlande kan nämnas lärarens undervisning och kuratorns samtal med en elev, innan uppgifter framkommer som ger anledning till att initiera ett ärende. Ett ärende uppstår t.ex. då en anmälan till socialnämnden behöver göras eller en anmälan till rektor om kränkande behandling eller särskilt stöd för en elev.
Vid en kurators inledande samtal med en elev kan minnesanteckningar föras. Skulle dessa sparas blir de allmänna handlingar men behövs de inte enligt kuratorns uppfattning får de förstöras/kastas. I och med att du har fått ett uppdrag från EHT att tala med eleven behöver du dock alltid redovisa för uppdragsgivaren vad som har framkommit i samtalet. Skulle ett ärende inledas finns alltid en lagreglerad skyldighet att dokumentera. Detta framgår bl.a av skollagen 29 kap. 10 §.
Svaret på din fråga är alltså att du är dokumentationspliktig om ditt samtal med eleven är ett samtal som förväntas leda fram till ett beslut, i det sammanhang du nämner sannolikt ett beslut om särskilt stöd. Är det oklart om ett ärende är inlett är det ändå, bedömer jag, rimligt att du antecknar för den händelse att ett ärende senare kan inledas. Du bör redovisa skriftligt vad som har framkommit för de övriga i elevhälsoteamet samt för rektor vid behov. Du kan göra det genom att lämna en kopia på vad som har framkommit av betydelse vid samtalet, en kopia som skulle kunna fogas till de tidigare anteckningar som har gjorts om eleven vid EHT. Skulle det efter ditt samtal med eleven eller senare visa sig att ett stödärende inleds finns ju då en samlad dokumentation av värde vid den utredning som görs.
Jag kan tillägga att du/ni har en anmälningsplikt till rektor, om det vid samtalet med eleven framkommer sådant som visar att eleven kan behöva särskilt stöd. Men numera ska ju läraren själv i första hand bedöma om elevens stödbehov kan tillgodoses genom extra anpassningar i lärarens egen undervisning.
Hälsningar från Staffan
