Kurators anteckningar- Hur länge ska de sparas?

27 februari, 2018

Fråga:

Hejsan!
Jag jobbar som skolkurator på en grundskola sedan drygt en termin tillbaka. Jag funderar på hur länge jag kan spara mina minnesanteckningar? Jag har dem för min egen skull och vill absolut inte att jag ska tvingas lägga dem i elevmappar (arkiv) efter en viss tid.

Vänliga hälsningar
P

Svar:

(Svaret uppdaterat 2020-01-21)

Hej P,

En viktig fråga att ställa när man tänker gallra dokument är om de är allmänna handlingar, inkomna eller upprättade, eller inte. Enligt TF 2:12 blir minnesanteckningar vid ärendehandläggning allmänna handlingar bara om de expedieras eller arkiveras. Huvudregeln i TF 2:10 1 st att handlingar i ett ärende blir allmänna när ärendet avslutats gäller alltså inte minnesanteckningar. Om minnesanteckningen inte har expedierats så blir den allmän bara om ärendet har arkiverats och anteckningen följt med övriga handlingar till arkivet. Om en tjänsteman sparar en minnesanteckning för eget bruk i byrålådan eller i en mapp på datorn så betraktas den inte som arkiverad och den är följaktligen inte allmän.

Många kuratoranteckningar av tillfällig natur görs dock utanför ärendehandläggning, t.ex. vid samtal med elever och/eller föräldrar eller i andra sammanhang. Här är rättsläget mer oklart. Säkert är dock att dessa anteckningar, om de renskrivs eller hålls ordnade, ses som allmänna handlingar. Sannolikt kan de ses som allmänna handlingar även i andra fall.

När får en allmän handling gallras? Svaret är att det ska framgå av den dokumenthanteringsplan som finns för skolans område i kommunen. Vissa skolhandlingar bevaras och slutarkiveras normalt i de flesta kommuner utan att alls gallras, t.ex. elevhälsans patientjournaler och åtgärdsprogram. Andra får gallras t.ex. ”vid inaktualitet” eller efter ett visst antal år. Allt detta ska framgå av ovan nämnda plan.

Skulle anteckningar göras av en kurator vid ärendehandläggning ska dessa anteckningar fogas till ärendet om de tillför ärendet sakuppgifter. Då gallras dessa anteckningar samtidigt som ärendedokumentationen i sin helhet gallras.
Ta alltså reda på vad som anges i er dokumenthanteringsplan om olika slags anteckningar som du för. Ta även reda på om något nämns där om kurators anteckningar när de görs vid s.k. faktiskt handlande och inte vid ärendehandläggning, där ett beslut ju normalt ska fattas. För att gallring ska få ske av dina sparade anteckningar måste det finnas stöd för detta i lag eller kommunala bestämmelser, annars ska anteckningarna slutarkiveras oavsett om man önskar det eller inte.

Hälsningar från
Staffan