Fråga:
Hej
Jag jobbar som kurator på två friskolor. När det gäller den ena är jag anställd genom ett bemanningsföretag. De använder sig av ett dokumentationssystem. Genom dem fick jag informationen att det jag skriver som minnesanteckningar i detta program inte blir allmänna handlingar då det handlar om en friskola. Stämmer detta?
När det gäller den andra friskolan som jag arbetar på så är jag anställd på skolan och de har inget sådant dokumentationsprogram. Som det ser ut nu är alternativet att anteckna för hand. Fick tipset att jag kunde anteckna i word och spara i min egna mappar på datorn som ingen annan kommer åt. Är det ok och säkert? Blir det allmänna handlingar då?
/Stella
Svar:
(Svaret uppdaterat 2019-07-22)
Hej Stella,
En allmän handling är en handling hos det allmänna (stat, kommun, region/landsting) som har inkommit eller upprättats och som dessutom är förvarad där. Det innebär helt riktigt att någon allmän handling inte finns vid en fristående skola. Dina anteckningar är eller blir alltså inte allmänna handlingar vid någon av de friskolor du arbetar på.
Du skriver att du gör minnesanteckningar. Jag antar att du menar sådana anteckningar som du gör utan att vara inblandad i handläggning av ett ärende, alltså anteckningar vid elevsamtal, träffar med annan personal i skolan och kanske ibland med föräldrar/vårdnadshavare. Men skyldighet att anteckna har du endast vid s.k. ärendehandläggning, kanske en utredning som du gör i ett ärende om kränkande behandling eller en ansökan av något slag. Då är det självklart att anteckningar måste göras för att man ska kunna följa ärendets gång och förstå det beslut som sedan tas vid skolan. I övrigt kan du anteckna på frivillig grund, t.ex. för att komma ihåg vad som sägs vid ett samtal. Dessa anteckningar kan du sedan, om inget ärende inleds till följd av samtalet, kasta, om de inte längre enligt din eller friskolans uppfattning behövs. När dina anteckningar läggs in i dokumentationssystemet bör du dessutom veta om de är tänkta för långvarig förvaring eller om de är högst tillfälliga. I en del system blir de uppgifter som förs in låsta efter viss tid eller på den antecknande personens begäran. Fundera alltså på hur det ser ut hos er. Kommer dina tillfälliga minnesanteckningar att bli låsta för framtiden eller kan du inom viss tid ta bort/kasta dem? Ta ställning till hur du vill ha det i varje enskilt fall.
Vid en myndighet finns mycket strikta regler för hur länge olika slags dokumentation ska arkiveras/sparas och vilka dokument som ska bevaras för framtiden, d.v.s. de får inte gallras. Detta finns reglerat i en s.k. lokal dokumenthanteringsplan vid myndigheten. Något motsvarande finns inte vid en friskola annat än för vissa slags dokument, t.ex. en patientjournal, betyg och nationella prov enligt Skolverkets regler.
En sista synpunkt: Du är vid en friskola anställd av ett bemanningsföretag. Jag utgår ifrån att dina anteckningar i dokumentationssystemet tillhör friskolan så att din rektor eller annan befattningshavare som i något sammanhang kan behöva dina anteckningar får tillgång till dem. Denna fråga kan behöva regleras, när elevhälsa köps in till en friskola i form av entreprenad.
Hälsningar från Staffan
