Fråga:
Hej!
Jag undrar rent praktiskt hur dokumentationen för kurator ska gå till eftersom vi inte har ett uppbyggt system i kommunen, det är något som borde finnas tydliga riktlinjer för på nationell nivå.
Det finns många bra svar på Elevhälsan, men upplever ändå många svar som tvetydiga kring kurators dokumentation, och kanske är det därför som frågorna kommer upp gång efter annan. Detta tyder ju dessutom på att det är något som behöver jobbas med på övergripande nivå.
Så rent praktiskt då:
Om jag som skolkurator dokumenterar kring de elever jag träffar där det på pappersdokumentet står: Elevens namn, 6 första siffrorna i personnumret, samt klass överst på dokumentet.
Sedan gör jag under detta i dokumentet en logg med två kolumner. I första KOLUMNEN skriver jag in DATUM, i andra kolumnen skriver jag kommentarer som exempelvis: ”Telefonsamtal med vårdnadshavare gällande elevens mående”
Nästa RAD: DATUM i första kolumnen och sedan kommentar i nästa kolumn: Stödjande samtal med eleven XX kring måendet.
3:e RADEN:DATUM och sedan kommentar: Stödjande samtal med eleven kring måendet, framkommer att eleven har ett självskadebeteende.
4:e RADEN: DATUM och sedan Kommentar: Kontaktar vårdnadshavare kring självskadebeteendet, uppmanar dem till att genast kontakta NN för vidare bedömning och hjälp. Kontaktar även skolsköterskan i ärendet.
5: RADEN: DATUM och sedan kommentar: Orosanmälan görs gällande ovanstående på grund av att xxxxx.,
och så vidare…
Skolkurator låter sedan diarieföra ovanstående och förvarar denna i en hängmapp i kuratorns arkivskåp, varje hängmapp är uppmärkt med elevernas namn.
Mina frågor:
1) Är detta tillvägagångssätt rätt eller fel?
2) Om detta tillvägagångssätt är fel, hur ska dokumentationen då göras om kommunen inte använder sig av digitala system för dokumentation kring elevsamtal med kurator?
3) Om tillvägagångssättet är rätt, när ska dokumentationen gallras bort av kuratorn?
Ovanstående är givetvis bara ett exempel på vad som skulle kunna stå i en sådan logg och hänvisar inte till någon enskild elev, och det skulle kunna stå liknande i många elevers mappar.
Hoppas att detta kan ge tydliga svar på hur det ska/inte ska se ut.
Vänligen
M
Svar:
Hej M,
Visst har jag svarat på många frågor om skolkuratorers dokumentation men aldrig fått en fråga som har varit så specificerad. Jag ska försöka svara på vad som gäller. Svaret skulle inte i sak skilja sig åt ifall du du dokumenterat digitalt i stället för som nu i pappersform.
En skyldighet att dokumentera finns vid det man kallar för myndighetsutövning. Med det menas i skolan att man avser att fatta ett beslut om en elev om en förmån, rättighet, skyldighet eller disciplinär åtgärd. En anmälan till socialnämnden är också myndighetsutövning. Så snart du som skolkurator inser att ett beslut kan bli följden av en kontakt du har med eleven, dennes närstående eller någon annan, så måste du dokumentera. Detta framgår av bl.a. skollagen 29 kap. 10 §. Men dessförinnan finns ingen skyldighet att dokumentera.
När myndighetsutövning inte är aktuell kallas dina kontakter med en elev för faktiskt handlande. Vid sådant handlande behöver inte dokumentation ske. Men många i skolan gör ändå anteckningar för det egna minnet. Du har kanske några samtal med en elev och/eller dennes föräldrar/vårdnadshavare. Du antecknar i en anteckningsbok, litet slarvigt kanske men för dig fullt läsbart. Efter dessa kontakter händer inget mer. Samtalen har varit tillräckliga och problemet löst. I det fallet kan du kasta dina anteckningar eftersom de inte har lett fram till ett beslut av något slag. Skulle du däremot spara dem och kanske dessutom renskriva dina anteckningar, kommer de att i tryckfrihetsförordningens mening bli allmänna handlingar. De kan då begäras ut av t.ex. eleven själv, vårdnadshavarna eller av en intresserad journalist. En sekretessprövning ska göras innan anteckningarna lämnas ut.
Det du gör med dina anteckningar är att du så tydligt strukturerar dem, daterade och ordentligt redogjorda för vad varje anteckning/möte gäller. I och med att du gör på det sättet talar mycket för att anteckningarna måste ses som allmänna handlingar direkt, inte som rena minnesanteckningar möjliga för dig att gallra. Skulle du arbeta vid en friskola finns ingen sådan begränsning, eftersom det där definitionsmässigt inte finns allmänna handlingar, möjliga att begära ut.
Kammarrätten i Stockholm uttalade sig på detta sätt i en dom, mål nr 4320-13, där frågan prövades om huruvida en skolkurators anteckningar endast var minnesanteckningar eller en upprättad och därmed allmän handling: ”Mot bakgrund av att handlingarna verkar vara renskrivna och dessutom har förts fortlöpande i journalform anser kammarrätten att handlingen är färdigställd”.. Domstolen såg alltså de daterade och ordnade anteckningarna som en social journal och en journal blir alltid en allmän handling vid en skolmyndighet så snart journalen är klar för införande.
Till sist ska jag svara tydligt på dina frågor:
1) Ditt dokumentationssystem är rätt gjort men ovanligt noggrant och strukturerat. Det är bra att du ser till att dokumentationen, som innehåller sekretessbelagda uppgifter, diarieförs/registreras. Registreringen av dina hemliga dokument kan ske hos dig eller någon annanstans i skolan, t.ex. på rektorsexpeditionen. Dina olika ”rader”/anteckningar i tidsordning, är av stor betydelse nu när anmälan till socialnämnden har gjorts.
2) Besvarar jag inte, eftersom jag sagt att du gjort rätt på fråga 1.
3) Jag har ovan sagt att gallringen ska ske med stöd av den dokumenthanteringsplan, som ska ange när olika slags skolhandlingar får gallras. Det kan t.ex. anges där att en handling får gallras vid inaktualitet eller 2 år efter det att eleven slutar eller t.o.m. att handlingen ska ”bevaras”, d.v.s. inte får gallras. Tyvärr är dessa dokumenthanteringsplaner sällan kända bland personalen, inte ens i elevhälsan.
Patientjournaler får gallras först 10 år efter det att sista anteckning gjorts men huvudregeln i svensk skola är att journalen bevaras genom att slutarkiveras i kommunen. Några minsta gallringstider för en social journal finns inte, kan jag tillägga.
Jag kan nämna att jag den 20 april i vår kommer att ha ett webinarium för Elevhälsan på temat ”Dokumentation i skolans arbete med elever”. Inbjudan finns här. https://www.elevhalsan.se/webbinarium/staffan-olsson-dokumentation-i-skolans-arbete-med-elever/
Hälsningar från Staffan och hoppas mitt svar är till stöd för dig..
