Fråga:
Jag arbetar som kurator på en 6-9 skola, där vi varje vecka träffas i elevhälsoteamet (skolledning, SYV, skolsköterska, skolpsykologer och kurator).Vid dessa möten förs av kurator minnesanteckningar angående de elever som vi diskuterar. Det kan t. ex. handla om stor frånvaro. Anteckningarna förs så att eleverna nämns i löpande text efter varandra, alltså på samma papper, som sedan varje deltagare i teamet får. Alltså var och en förvarar sitt exemplar. Är förfarandet lagligt riktigt? Är det mer lämpligt att var och en gör sina egna arbetsanteckningar? Det kan nämnas att om något beslut fattas, så protokollförs detta på resp. elev.
Hälsningar Anita
Svar:
(Svaret uppdaterat 2019-06-20)
Hej Anita,
I ett elevhälsoteam finns naturligtvis möjlighet för de som ingår där att göra egna anteckningar vid behov. Dessa kan vara kortvariga och för minnet men det kan också vara sådana som sparas/arkiveras i den form de har eller renskrivs eller anpassas på annat sätt, kanske av sköterskan i en skolhälsovårdsjournal eller av dig som kurator vid ärendehandläggning.
Det finns inget förbud att föra anteckningar av detta slag, inte ens om skilda elever tillsammans. Alla som antecknar har dock ett ansvar för det som skrivs, hur det skrivs och hur det senare förvaras. Man måste också vara medveten om att dokumentationen, om den sparas, kommer att utgöra allmänna handlingar och därmed omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser, t.ex. om möjligheten att begära ut dessa. Mycket av det som finns dokumenterat i elevhälsosammanhang är dock hemligt och skyddas mot utlämnande enligt bestämmelserna i offentlighets- och sekretsslagens kap. 25 (den medicinska insatsen) eller kap. 23 (övrig dokumentation). Även uppgifter om frånvaro och studieprestationer kan sekretesskyddas inom elevhälsan trots att uppgifterna är offentliga inom elevstödjande verksamhet i övrigt.
Jag kan tillägga att JO har sagt att att det inte är lämpligt att vid tidigare EVK behandla och dokumentera olika elevbeslut i samma protokoll. Någon sådan regel finns dock inte när man vid en konferens diskuterar skilda elever, hos er eller vi en klasskonferens. Då kan anteckningar om elever göras i löpande text och efter varandra.
Sammanfattningsvis tycker jag att ni ska ta en gemensam diskussion i teamet om hur anteckningar förs och arkiveras i teamet men också om hur var och en antecknar i övrigt. Försök därefter att finna ett klokt förhållningssätt, som garanterar elevers/patientera behov av stöd och integritet via relevant och rimlig dokumentation.
Staffan
