Fråga:
Hej!
Jag har länge arbetat inom förskola och skola. Det skrivs en hel del kring individer i olika möten som du vet, men jag har också fått höra för länge sedan att de dokument som nämns som protokoll, där det alltså står just Protokoll för möte
.. eller EHT-protokoll blir offentlig handling. Det är väldigt allvarligt inom elevhälsan om det nu vore så.
Jag har därför bett mina arbetsplatser att dokumenten ska heta något annat, typ mötesanteckningar, arbetsanteckningar, etc. När jag försökt leta efter information kring detta beskrivs det lite olika.
Har du någon vetskap kring vad som gäller när ett dokument är ett Protokoll, alltså när det står skrivet protokoll på dokumentet?
Vore tacksam för klargörande.
Med vänlig hälsning
Åsa
Svar:
Hej Åsa,
Vet inte om du jobbar på en privat arbetsplats eller hos en skolmyndighet, olika regler gäller där för offentlighet. Allt detta beskriver jag noga i min bok ”Sekretess och anmälningsplikt i förskola och skola”,Studentlitteratur 2019.
Det har ingen betydelse vad ett dokument kallas, det viktiga är om dokumentet kan betecknas som en allmän handling (finns bara i stat, kommun och region) eller inte.En allmän handling har kommit in till eller upprättats hos en myndighet och finns förvarad där. Detta framgår av en grundlag, tryckfrihetsförordningen, kap. 2. En allmän handling kan vara offentlig eller sekretessbelagd. Gäller sekretess så kan den i princip inte lämnas ut, är den offentlig ska den på begäran lämnas ut som kopia.
Sekretessbestämmelser för förskola i myndighetsform och för dito skola finns i offentlighets- och sekretesslagen (OSL) kap. 23, för fristående förskola och skola i skollagen 29 kap. 14 §.
Beskrivs enskilda barn/elever eller föräldrar i känsliga delar i de anteckningar som görs så gäller sekretess, Undantag gäller dock i skola, inte förskola, för beslut som fattas. Ett ÅP i skolan är t.ex. offentligt i sin helhet, eftersom det är ett beslut i ett elevstödjande sammanhang medan utredningen är hemlig. På samma sätt är disciplinära elevbeslut i skolan (men inte utredningarna) offentliga enligt skollagen kap. 5. Detta framgår av OSL 23 kap. 2 §.
Var noga med att inte i onödan skriva känsliga saker i vanliga anteckningar. Avidentifiera gärna enskilda barns/elevers namn dessutom. Elevhälsans handlingar/protokoll kommer med självklarhet att vara hemliga ifall enskilda elevers problematik behandlas där. Dessa anteckningar finns visserligen i en allmän handling vid en kommunal skola, men den handlingen är hemlig.
Protokoll blir vid t.ex. en kommunal skola en allmän handling direkt när det är skrivet och, eventuellt, justerat. Det hjälper alltså inte att kalla det något annat och ett protokoll bör dessutom kallas vid sitt rätta namn.
Bifogar ett papper om dokumentation som kanske inte tar upp de frågor du har ställt men som kanske ändå kan vara till nytta. I min bok har jag flera bilagor om allmänna handlingar, vad det är och när de kan begäras ut.
Till sist än en gång, är ni en privat verksamhet så finns ingen rätt för allmänheten, journalister att begära ut dokumenten, t.ex. ett protokoll. Offentlighetsprincipen gäller inte där.
Staffans 10 goda råd om dokumentation
Hälsningar
Staffan
