Fråga:
Hej
Hur är det med sekretessgranskning/menprövning av EMI-journalen?
I vår kommun lämnar vi (elevhälsans medicinska insats), enligt vår dokumenthanteringsplan, över elevjournalerna till kommunens centrala arkiv fem år efter att eleven har avslutat sin skolgång inom kommunens skolor. Arkivarien där vill att vi ska göra en menprövning av de journalerna innan journalkopior lämnas ut till t.ex. försäkringsbolag och sjukvård mm. Är detta nödvändigt? Eller kan det vara så att vi, när har lämnat ifrån oss journalen (som ju ”ägs” av utbildningsnämnden) till centrala arkivet, inte längre behöver göra det?
Vänliga hälsningar
M, skolsköterska med medicinskt ledningsansvar
Svar:
(Svaret uppdaterat 2020-03-10)
Hej M,
De journalhandlingar som ni lämnar till kommunens arkiv behåller den sekretess som gällde tidigare. Emellanåt kan det säkert vara svårt för arkivpersonal att helt ha kunskap om de sekretessregler som gäller för de handlingar som förvaras där. Därför är det rimligt att man emellanåt söker stöd, i ert fall av en skolsköterska, för att denne ska kunna ge ledning vid sekretessbedömningen. Huruvida ni är skyldiga att ge detta stöd vill jag inte uttala mig om, däremot är det mycket rimligt att olika befattningshavare i kommunen på begäran ger andra den hjälp som efterfrågas i olika sammanhang. Ytterst är det förstås den som vårdar handlingarna, här kommunarkivet, som ansvarar för att sekretessprövningen görs korrekt.
Jag kan tillägga att jag tidigare här på Elevhälsan har svarat på frågan om vad som får lämnas ut till försäkringsbolag, se länken. Kopior till försäkringsbolag
Hälsningar
Staffan
