Fråga:
Hej! Staffan,
Jag är skolkurator på en friskola (har mejlat dig ang. tystnadsplikt tidigare) och vi har stött på ett problem som du kanske kan hjälpa oss med.
Vi har pappersledes fått ett avtal skickat till oss av vårdnadshavare: ”Avtal om vårdnad/boende – om umgänge” samt från samma vårdnadshavare en remiss från BUP skriven av en socialsekreterare med ett utlåtande kring en elev på skolan.
Vi använder oss av Prorenata i elevhälsan samt ”old school” arkivskåp. Räcker det att ”bara” arkivera papperna vi fått eller ska de skannas in i Prorenata i elevakten alternativt under kuratoranteckningarna?
Vill gärna göra rätt och i dessa tider när det används både papperssystem och digitala system är det ibland svårt att veta hur det ska göras.
Vänlig hälsning
C
Svar:
Hej C,
Det finns inget exakt svar på din fråga . Det blir idag allt vanligare att känsliga dokument skannas in i digitala elevakter, där de finns tillsammans med andra uppgifter som är harmlösa.
Ett sätt kan vara att i elevakten ange att vissa dokument finns men att sedan förvara själva dokumenten på annat håll. Det kan t.ex. gälla anmälningar till socialnämnden, polisanmälningar och utredningar av olika slag om eleven.
Eftersom ni är en friskola kan ju inte allmänheten med stöd av tryckfrihetsförordningen kap 2 begära allmänna handlingar utlämnade. Det som talar för att lägga alla dokument i elevakten är att de då finns där samlade inför slutarkivering så småningom. Det som talar emot är att starkt integritetskänsliga dokument finns där tillgängliga för andra på skolan som har access till elevakterna. Väljer ni det alternativet bör ni informera noga för er personal att inloggningar granskas och att man måste kunna motivera varför man gått in i en elevakten för en elev man inte har. Ni kan också kräva att personal i förväg informerar om att man går in i en sådan akt.
Jag är osäker på om Prorenata ger möjlighet att sätta upp brandväggar för vissa känsliga dokument i en akt, tror inte det. Detta kanske ni kan kolla med dem, dvs att man vid inloggning måste ha särskilt tillstånd för att ta del av anmälningar, utredningar m.m. för vilka sekretess gäller.
Slutsats alltså: Ni väljer själva hur ni vill göra.
Hälsning Staffan
