Fråga:
Hej,
Vi är en liten kommun med en förvaltning. All inkommen post kommer till kansliet på kommunhuset där den öppnas och stämplas (ankomstdatum) och skickas vidare till mottagare. Vi som arbetar inom EMI, inklusive chef för EMI, har ifrågasatt denna praxis utifrån risken att känsliga patientuppgifter kan hamna i händerna på obehörig personal. Vi har haft dialog med kanslichefen och har en fin dialog. De vill gärna att vi skriver på en fullmakt för postöppning. Vi är tveksamma utifrån de artiklar som vi har läst här på elevhälsan.se. Vi har som sagt en dialog och undrar om det ändå finns stöd i lagen för att vi kan ge kanslipersonalen möjlighet att öppna posten som är adresseras till t.ex. skolpsykolog, skolsköterska och skolläkare? Vi är som sagt en och samma förvaltning i kommunen och funderar på frågan kring ”obehörig personal”.
J
Svar:
Hej J,
EMI och övrig skola ses som egna och självständiga verksamhetsgrenar i förhållande till varandra. Det betyder att uppgifter som är hemliga inte utan lagstöd får röjas av EMI från övrig skola eller från övrig skola till EMI. Skolpsykologen tillhör inte EMI utan har en tystnasplikt som överensstämmer med övrig skolpersonal. Men självklart måste en skolpsykologs känsliga handlingar kopplade till hälso- och sjukvård hanteras med stor försiktighet. Mitt resonemang gällande postöppning för EMI kan därför appliceras även på hanteringen av en skolpsykologs post.
Det är självklart rimligt att postöppning ska ske snarast efter det att posten kommit till myndigheten, via vanlig postgång eller digitalt. Postöppningen kan ske på olika sätt. Ett kan vara att den post som identifieras tillhörig EMI vidarebefordras dit och att den personalen öppnar sin post och därefter lämnar kansliet den information man behöver där för sina noteringar. Skulle delar av EMI:s post inte vara tillhörig någon patientjournal kan den behöva registreras, eftersom alla allmänna handlingar som är hemliga vid en myndighet ska registreras med undantag för t.ex. patientjournaler. Registreringen av all post kan ske vid kansliet men det är även möjligt att registrera inkommen post på annan plats hos myndigheten. EMI skulle kunna registrera sin egen post, det vill säga den som omfattas av sekretess och inte fogas till någon av patientjournalerna. Bestämmelser om registrering finns i offentlighets- och sekretesslagen (OSL) 5 kap. 1-3 §§.
Den andra lösningen kan vara att någon i kansliet via ett uppdragsavtal ges behörighet att öppna posten. Enligt OSL 2 kap. 1 § omfattas bl.a. anställda och uppdragstagare av sekretess inom sina verksamhetsområden. Uppdragsavtalet kan ge någon eller högst ett par anställda i uppdrag att för EMI:s räkning öppna inkommande post för att bl.a. ta ställning till eventuell registrering. Det ska av uppdragsavtalet framgå att uppdragstagaren binds av den tystnadsplikt/sekretess som gäller för EMI enligt 25 kap. OSL och att meddelarfriheten inskränks. Uppdragstagaren/-tagarna får i de delar som gäller öppning av EMI:s post tystnadsplikt gentemot övrig personal vid kansliet men även i förhållande till all annan personal i kommunen med undantag för EMI-personalen, som kan kontaktas vid t.ex. frågor av något slag med anledning av inkommande post dit.
Väljer ni detta andra alternativ kan jag, om ni så önskar, vara behjälplig med att upprätta ett uppdragsavtal, förstås utan kostnad. Hör av er i så fall.
Några svar om EMI-postöppning har jag gett tidigare på elevhalsan.se
Jag ställde dessutom en fråga för cirka 15 år sedan till Socialstyrelsen om postöppning vid EMI under anställds sjukledighet, semester eller liknande. Man svarade då att det inte var lämpligt vid dessa tillfällen att en rektor öppnade posten utan detta skulle göras av annan sjukvårdspersonal vid skolan eller vid myndigheten.
Hälsningar från
Staffan
