Fråga:
Vilka regler gäller kring att läsa varandras journaler?
På min elevhälsa arbetar skolsköterskor, skolläkare, psykolog, logoped, kurator och alla använder PMO. Nu har det uppstått en diskussion kring vad man får ta del av i varandras journaler.
Som det ser ut nu så ser alla ”kontakten”, dvs det som är skrivet under sökordet ”kontakt”. Resterande som finns under andra sökord syns inte alls, inte att det finns nån anteckning över huvudtaget.
Vad säger lagen kring detta, finns det möjlighet att man ”öppnar” så att vissa kategorier ser varandras anteckningar och vilka kategorier i så fall är det ok att man gör så?
Undrande Anneli
Svar:
Vi skickade frågan både till vår sekretessexpert Staffan Olsson och till Gudrun Söderberg, produktchef PMO, CGM. Här nedan kan du läsa båda deras svar.
Staffans svar
(Svaret uppdaterat 2019-11-06)
Hej Anneli,
Den som deltar i vården av en patient har rätt att ta del av de uppgifter som behövs för detta. Inom sjukvården är det t.ex. vanligt att man vid en sjukvårdsinrättning har en gemensam journalföring olika yrkesgrupper emellan.
Vid en skola har tre av de yrkesgrupper du nämner- skolsköterska, skolläkare och logoped- samma sekretess när de är anställda hos samma huvudman, nämligen hälso- och sjukvårdens i OSL 25 kap., ifall de är anställda vid en skolmyndighet. Däremot har psykolog och kurator sin sekretess/tystnadsplikt fastställd i OSL kap. 23. Dessa två grupper ses även som, i förhållande till varandra, egna och självständiga verksamhetsgrenar och därför gäller sekretess dem emellan. Detta framgår av OSL 8 kap.
Att personal i dessa yrkesgrupper ska ha gemensam insyn i de kontakter som patienter/elever tar med någon av dem är inte rimligt. Bara det faktum att en kurator eller psykolog ser att en elev haft kontakt med sköterskan, läkaren eller logopeden är att överskrida de sekretessgränser som finns. Att en logoped, sköterska och läkare tar del av kontaktinformationen inom sitt område är rimligt, men först när någon av dem för vårdens skull kan behöva den.
Det finns en bestämmelse om inre sekretess i patientdatalagen 4 kap. 1 §. Den lyder:
” Den som arbetar hos en vårdgivare får ta del av dokumenterade uppgifter om en patient endast om han eller hon deltar i vården av patienten eller av annat skäl behöver uppgifterna för sitt arbete inom hälso- och sjukvården.”
En dokumenterad uppgift kan, bedömer jag, vara t.o.m. det faktum att någon av de tre yrkesgrupper du nämner har haft kontakt med en viss elev/patient.
Sammanfattningsvis vill jag alltså varna för att information om kontakt med någon elev sprids mellan olika befattningshavare på skolan utan behov i arbetet. Särskilt känsligt är om den informationen, utan samtycke, sprids från hälso- och sjukvårdens skolanställda till övriga i skolan.
Hälsningar från Staffan
Gudruns svar
Hej!
I PMO har man möjlighet att dela viss information, till exempel modulen Kontakt, mellan olika journaltyper. Det används ofta inom sjukvården där man inom en vårdenhet bedömer att vården blir effektivare och säkrare för patienten om den vårdpersonal som är delaktig i vården har möjlighet att se vad annan vårdpersonal har dokumenterat om patienten i samma vårdrelation.
Förutsättningen för att information ska kunna delas mellan två journaltyper är att användarna som dokumenterar i en journaltyp har läsrättighet i den andra.
Istället för att dela viss information är det vanligt att man helt enkelt öppnar och presenterar de två (eller flera) journaltyperna man har behörighet till och får informationen presenterad kronologiskt och samlat i till exempel löpande journal.
Skolsköterskan skriver alltid i egen journaltyp (under HSL) och ingen information ska automatiskt presenteras därifrån för övriga professioner inom Elevhälsan.
Behörigheten till respektive journaltyp hanteras av systemadministratören som kan lägga den på roll eller person, dvs styra vem som ska få läsa, skriva eller inte ha någon tillgång alls till en viss journaltyp.
Inom elevhälsan råder andra sekretessregler precis som Staffan beskriver. Vanligen hanteras dokumentationen i PMO så att Psykolog skriver i egen journaltyp (professionsakt) och Kurator skriver i en egen journaltyp.
Några professioner hanteras på olika sätt i olika kommuner: Rektor, Specialpedagog och Logoped har egna professionsakter i vissa kommuner medan man i andra bedömer att det inte behövs.
Vanligen dokumenteras till exempel de utredningar psykologen utför i den egna professionsakten och därefter skriver man en sammanfattning i Elevakten (om det är aktuellt i ett ärende) där sekretessbelagd information utelämnas.
Elevakten är den del där elevhälsoteamets gemensamma dokumentation som rör en elev ska göras. Här hanteras elevärenden av olika slag och här har rektor och teamet överblick över pågående ärenden, insatser och åtgärdsprogram.
Man bör alltså inte använda funktionen Delad information mellan de olika journaltyperna inom elevhälsan, utan hellre använda sig av den avsedda ytan för gemensam dokumentation Elevakten.
Mvh,
/Gudrun
