Elevhälsan - Arkivplan/Dokumenthanteringsplan



 Kom ihåg?
Ej medlem? Registrera dig!


Staffan Olsson svarar

Arkivplan/Dokumenthanteringsplan

Fråga:

Min fråga handlar om arkivplan och/eller dokumenthanteringsplan, behöver/måste det finnas för vår verksamhet? Vi är en friskola. Det är ibland svårt att tyda ut vad som gäller då olika regler och lagar ibland skiljer sig mellan kommunal skola och friskola.
Frågan dyker upp när jag scannat dokument såsom SIP-protokoll, fullmakter för journalöverföring, vaccinationssamtycken, hälsouppgifter m.m. Får jag kasta dessa utan en Arkivplan eller liknande? Finns det någon mall eller exempel på utformning i sånt fall?
Annica


Svar:

Hej Annica,
Det är sant att arkivlagen inte gäller för fristående skolor. Inte heller finns där krav på dokumenthanteringsplan eller arkivplan. För patientjournaler gäller dock enligt patientdatalagen (PdL) 3 kap. 17 § samma huvudregel hos er som vid en skolmyndighet, d.v.s. att de inte får gallras förrän tidigast 10 år efter det att den sista uppgiften fördes in i handlingen. I övrigt måste numera elevers betyg arkiveras vid en friskola, en bestämmelse som finns i skollagens 29 kap. 18 §. Friskolor rekommenderas i övrigt av SKL att följa samma regler om arkivering som kommunala skolor. Huvudmannen vid friskolan kan komma överens med den kommun där man är belägen att elevdokumentation (men även viss annan dokumentation) kan slutarkiveras i det kommunala arkivet.
Läs gärna mer om arkivering i SKL:s skrift "Bevara eller gallra 2", se länk nedan. Skriften är från 2011 men sannolikt aktuell i de flesta delar. Där sägs på sid 11 om fristående skolor bl.a. så här:

" Fristående skolor m.m. ... De fristående skolorna omfattas inte av arkivlagen. Den kommun där skolan är belägen har rätt till viss insyn i verksamheten. Hur hanteringen av de fristående skolornas arkiv ska organiseras bestämmer ägarna själva med ett undantag. I den nya skollagen (SFS 2010:800) finns bestämmelser om hur friskolorna ska hantera betygsdokument. Huvudmannen för en fristående skola ska överlämna elevernas slutbetyg efter grundskolan och de betygsdokument eleverna får efter fullföljd gymnasieutbildning till den kommun där skolan är belägen. Dessa handlingar bör bevaras. För övrigt saknas regler för hur fristående skolors arkiv ska hanteras. Kommunen kan dock, exempelvis genom ett särskilt avtal, överenskomma med en fristående skola om överlämnande av vissa handlingar till kommunen utöver vad som nu gäller enligt lag om friskolors överlämnande av betygsdokument. Utifrån i första hand hänsyn till elevernas intresse och rättssäkerhet och i andra hand det faktum att fristående skolors arkiv är en viktig del av vårt kulturarv så rekommenderas fristående skolor ett aktivt arbete i syfte att värna dessa arkiv. Fristående huvudmän kan självklart välja att tillämpa föreliggande gallringsråd."

Mitt råd är att friskolor bör ta kontakt med sin kommun för att söka en lösning som garanteras att viktiga elevdokument bevaras/arkiveras. 
Kan tillägga att en utredning SOU 2015:82 "Ökad insyn i fristående skolor" föreslog att regelverket i friskolor ska bli detsamma som vid en skolmyndighet- sekretessregler, arkivbestämmelser m.m. Bifogar den utredningen. På s 111 och framåt ger man förslag om arkivering:

7.10 Översyn av vissa bestämmelser utanför OSL 7.10.1 Arkivlagen
Förslag: Huvudmännen för fristående skolor ska tillämpa arkivlagens bestämmelser. De kommunala arkivmyndigheterna ska vara arkivmyndighet även för huvudmännen för fristående skolor och därmed ha tillsyn över dessa. Om huvudmans verksamhet upphör ska dennes arkiv överlämnas till arkivmyndigheten inom tre månader. Ett bemyndigande som möjliggör för kommunerna att meddela föreskrifter rörande arkiven införs.

Läs gärna mer om dessa förslag. Jag kan tillägga att ingenting ännu har hänt med utredningsförslagen, frågan är om det ens finns en riksdagsmajoritet för dem.

När det gäller frågan om skanning av dokument till en patientjournal vill jag hänvisa till ett av mina tidigare svar. Se här:

Behöver dokument som scannas in bevaras i pappersform

SKL Bevara eller gallra 2

SOU 2015:82 "Ökad insyn i fristående skolor


Hälsningar
Staffan


Publicerat: 2018-04-16 22:47

Artikeln har visats: 3498 gånger
annonser

Föreläsare

Ämnen

Psykisk hälsa  Psykologisk motståndskraft  
Hitta fler föreläsare här