Elevhälsan - Behöver dokument som skannas in bevaras i pappersform?



 Kom ihåg?
Ej medlem? Registrera dig!


Staffan Olsson svarar

Behöver dokument som skannas in bevaras i pappersform?

Fråga:

Jag jobbar som skolsköterska med medicinskt ledningsansvar. Jag håller på att skriva lokala instruktioner gällande dokumentation och journalhantering. Min fråga är: Behöver dokument som scannas in i datajournalsystem bevaras i pappersform också eller kan dokumenten kasseras efter inscanning? Exempel på dokument är vaccinationsintyg, remissvar, hälsoenkäter. Jag har fått olika uppgifter gällande detta.
Med vänliga hälsningar Carina


Svar:

(Svaret uppdaterat 2019-07-19)

Hej Carina,

För att få svar på din fråga vände jag mig till Socialstyrelsens Upplysningstjänst. Därifrån kom snabbt ett svar. Jag tolkar svaret som att det, på vissa angivna villkor, är möjligt att gallra pappersdokument i journalen eller hela journalen. Men, som Socialstyrelsen säger, en överföring av information till en ny databärare kan innebära att viktiga förluster uppstår. Därför är min uppfattning att varje skolmyndighet som överväger att skanna pappersdokument först ska kontakta en arkivarie vid myndigheten för att närmare klargöra om och hur pappersdokumentationen kan gallras. 

Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor, ett samverkansorgan mellan Riksarkivet och Sveriges Kommuner och Landsting, påpekar att "Den centrala arkivfunktionen bör ha till uppgift att biträda förvaltningarna inom landstinget eller kommunen med gallringsutredningar, men det är viktigt att också den kunskap som finns inom förvaltningarna utnyttjas till fullo."

Kommunens arkivreglemente kan vara till ledning för på vilka villkor gallring kan ske. Även den dokumenthanteringsplan, som klargör vilka pappershandlingar som får gallras och när, är av betydelse. 

Ett exempel på arkivreglemente, från Region Västra Götaland, finns via länken nedan, se särskilt kapitel 6 om gallring: Föreskrifter och riktlinjer om Arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen

SKL och Riksarkivet ger gemensamt ut skriften Bevara eller gallra, Gallringsråd nr 6, som är råd för bl.a. patientjournaler. Den utkom 2014. Läs särskilt sidorna 31-33 som handlar om gallring av patientjournalhandlingar, där frågan om skanning och villkoren för denna noga diskuteras. Råden kan laddas ned via denna länk: Gallringsråd nr 6 

Slutligen: Jag förstår att du har fått olika svar på frågan om huruvida skanning kan ske och motsvarande pappershandlingar samtidigt gallras. Som du märker är frågan inte helt enkel, inte heller för mig. Men jag hoppas att mitt och Socialstyrelsens svar kan vara till viss ledning. Och glöm inte bort att rådgöra med en arkivarie innan pappersdokument gallras så att stöd för detta finns i lag eller i lokal bestämmelse i kommunen.

Hälsningar från Staffan

Så här svarade SoS:

"Hej Staffan,

Tack för din fråga till Socialstyrelsen.

Socialstyrelsen kan redogöra för bestämmelser i gällande författning, men kan dock inte ta ställning till hur de ska tillämpas i enskilda fall. Det är den som ansvarar för verksamheten, vårdgivaren respektive verksamhetschefen inom hälso- och sjukvård, som har ansvarar för att en verksamheten är av god kvalitet och att de beslut som fattas och tillämpas i verksamheten har stöd i gällande författningar.

För att underlätta handläggningen eller för att nedbringa förvaringskostnaderna förekommer det att pappershandlingar skannas eller mikrofilmas. Vid all överföring till nya databärare måste myndigheten enligt Riksarkivet emellertid överväga om överföringen medför förluster avseende information, sökmöjligheter, sammanställningsmöjligheter eller möjligheter att fastställa autenticiteten. Om så är fallet kan de ursprungliga handlingarna inte förstöras utan stöd av gallringsföreskrifter.

Är det alltså möjligt att överföra uppgifterna i journalen genom skanning utan att några förluster av information, sökmöjligheter, sammanställningsmöjligheter eller möjligheter att fastställa autenticiteten går det bra att efter överföringen förstöra journalerna.

Den regleringen som finns är att journalhandlingar bara får utplånas eller göras oläsliga om kriterierna för journalförstöring är uppfyllda (3 kap. 14 § PDL samt 8 kap. 4 § PDL). Vårdgivaren är ansvarig för att patientuppgifterna bevaras i minst 10 år enligt 3 kap. 17 § PDL. I det fall vårdgivaren är en offentlig vårdgivare gäller sedan Tryckfrihetsförordningens regler om allmän handling.

Med vänlig hälsning

Upplysningstjänsten

Socialstyrelsen

106 30 Stockholm

Telefon: 075-247 30 00

 


Publicerat: 2014-03-28 14:40

Artikeln har visats: 6606 gånger
annonser

Föreläsare

Ämnen

sekretess  ledningssystem  handledning  
Hitta fler föreläsare här