Elevhälsan - Lyder friskolor under patientdatalagen med krav på arkivering av skolhälsovårdsjournaler



 Kom ihåg?
Ej medlem? Registrera dig!


Experten svarar

Lyder friskolor under patientdatalagen med krav på arkivering av skolhälsovårdsjournaler

Fråga:

Vill bara kontrollera att det är korrekt att friskolor lyder under Patientdatalagen med krav att arkivera skolhälsovårdsjournaler i minst 10 år och gärna längre förstås i mån av plats.Om man nu behöver gallra ut gamla journaler, finns det föreskrifter om på vilket sätt de ska destrueras? I Stockholm vill ju inte kommunens arkiv ta emot journaler från friskolor.


Svar:

 (Svaret uppdaterat 2019-07-04)

Hej T,

Jag vet att det finns mycket osäkerhet bland skolsköterskor och andra om hur en patientjournal vid friskolan ska arkiveras och vilken lagstiftning som gäller för hälso- och sjukvårdspersonal där.

Det är korrekt att PDL gäller och en minsta bevarandetid på 10 år sedan journalen avslutats (PDL 3:17). Men SKL/Riksarkivet föreslår i "Bevara eller gallra 2", gallringsråd för utbildningsväsendet, att skolhälsovårdsjournaler bör bevaras, alltså inte gallras, vid skolmyndigheter. Förslaget gäller i och för sig inte journaler vid en friskola, eftersom arkivlagen inte gäller där. Men man säger (s. 11) att "Fristående huvudmän kan självklart välja att tillämpa föreliggande gallringsråd". Min rekommendation är därför att patientjournaler vid en friskola inte gallras utan bevaras, eftersom de är värdefulla, både för den patient vården gäller och för vård och forskning.

Jag känner inte till några särskilda bestämmelser om hur en patientjournal ska destrueras. Detta måste ske på ett säkert sätt, så att alla identifierbara uppgifter görs oläsliga. Det kan ske genom att bränna journaler eller att strimla dem. Jag minns ett fall i Östersund, där man kastade patientjournaleri en soptunna eller ett annat fall där gallrade journaler återfanns på en brandgrop, fullt läsbara. Detta är naturligtvis mycket olämpligt och kan vara ett sekretessbrott.

Det är den private huvudmannen tillsammans med berörd hälso- och sjukvårdspersonal som har ansvar för att journalföring sker och hur den sker. Ansvaret gäller också hur journalerna arkiveras, vilket som huvudregel ska ske hos huvudmannen. Skulle friskolans eller friskolekoncernens verksamhet läggas ned finns ett ansvar för huvudmannen att se till att journalerna gallras (vilket är möjligt om 10 år har gått sedan de avslutades) eller, helst, arkiveras på annan plats utan att gallras.

I Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om  om journalföring och behandling av personuppgifter i hälso- och sjukvården (HSLF-FS 2016:40) nämner man ikap. 8 följande om enskild verksamhets upphörande:

"8 kap. 1 § Omhändertagande av patientjournal 

Om en enskild verksamhet i hälso- och sjukvården inte ska drivas vidare, ska 1. vårdgivaren, 2. dödsboet, 3. konkursboet, eller 4. likvidatorn säkerställa att de patientjournaler som finns i verksamheten tas om hand på ett sådant sätt att obehöriga inte kan ta del av dem. Om patientjournalerna inte kan tas om hand i enlighet med vad som framgår av första stycket, ska den som ansvarar för dem ansöka hos Inspektionen för vård och omsorg om omhändertagande av journalerna enligt bestämmelserna i 9 kap. 1 § andra stycket patientdatalagen (2008:355).

SoS kommenterar denna bestämmelse så här: "Den som tänker upphöra med sin enskilda verksamhet inom hälso- och sjukvården har även fortsättningsvis ett ansvar för att journalerna tas om hand på ett sådant sätt att obehöriga inte kan få del av uppgifter om patienterna. Den som upphör med sin hälso- och sjukvårdsverksamhet ska alltså arkivera journalerna enligt de regler som gäller för att bevara journalhandlingar. Den tidigare vårdgivaren ska också även i fortsättningen pröva patienters och närståendes begäran om att få ta del av patientjournaler."  

Socialstyrelsen kan också besluta om att omhänderta ett journalarkiv om yrkesutövaren t.ex. går i konkurs eller om verksamheten läggs ned av andra skäl. I de fallen är det arkivmyndigheten i det aktuella landstinget som tar hand om patientjournalerna, alternativt arkivmyndigheten i den aktuella kommunen om kommunen inte tillhör något landsting (9 kap. 3 § patientdatalagen).

Jag kan bara tillägga att kommunerna inte har något ansvar för att slutarkivera friskolornas patientjournaler. Det är visserligen fullt möjligt att teckna avtal om detta men knappast den rimligaste vägen. I första hand är det alltså SoS man vid en friskola ska kontakta om man lägger ned sin verksamhet och inte kan ta ett ansvar för fortsatt arkivering. Sedan får man tillsammans med SoS söka en lämplig lösning, som oftast innebär att SoS tar hand om journalerna.

Bestämmelsen om omhändertagande i PDL 9 kap. 1§ lyder:

Förutsättningar för omhändertagande
1 § Om det på sannolika skäl kan antas att patientjournaler inom enskild hälso- och sjukvård inte kommer att handhas enligt denna lag eller enligt föreskrifter som meddelats i anslutning till lagen, får Socialstyrelsen besluta att patientjournalerna ska tas om hand. Socialstyrelsen får också besluta om omhändertagande av patientjournaler inom enskild hälso- och sjukvård, om 

1. den som ansvarar för hanteringen av journalerna ansöker om det, och 

2. det finns ett påtagligt behov av att journalerna tas om hand.

Svaret på denna fråga har jag sökt via lagtext, kontakt med SKL och genom att hämta information på SoS hemsida.

Hälsningar från Staffan


Publicerat: 2013-05-06 19:24

Artikeln har visats: 6607 gånger
annonser

Föreläsare

Ämnen

Servicebemötande  Säkerhet  Trygghet  
Hitta fler föreläsare här

Elevhälsan.se

Kontakta oss
Tipsa oss om material
Följ oss på Facebook


Vår huvudsponsor

Prorenata är huvudsponsor för elevhälsan.se