I Sverige har vi något som kallas offentlighetsprincipen. Det är en del av vår grundlag och innebär att allmänheten har rätt att ta del av information från myndigheter. För dig som vårdnadshavare betyder det att du i många fall har rätt att se handlingar som rör ditt barns skolgång, så länge skolan är kommunal. Offentlighetsprincipen är till för att skapa öppenhet och insyn i offentlig verksamhet, och skolor med offentliga huvudmän räknas i det här sammanhanget som myndigheter.
Privata skolor, det vill säga skolor med enskild huvudman, omfattas däremot inte av offentlighetsprincipen. Det innebär att du som vårdnadshavare inte har samma lagstadgade rätt att ta del av handlingar från en fristående skola som du har från en kommunal.
Vad är en allmän handling?
En handling kan vara ett dokument, ett e-postmeddelande, en ljudinspelning eller annan information som sparats – oavsett om det är i pappersform eller digitalt. För att en handling ska räknas som allmän krävs att den förvaras hos skolan och att den har kommit in till skolan eller har upprättats där. Det kan till exempel handla om ett protokoll från ett elevhälsomöte, en individuell utvecklingsplan eller en utredning om särskilt stöd.
Men inte alla dokument som finns hos skolan är att betrakta som allmänna handlingar. Minnesanteckningar, utkast och interna arbetsmaterial som inte är färdigställda räknas inte som allmänna. Det är viktigt att känna till att bara handlingar som är allmänna kan bli aktuella att lämna ut enligt offentlighetsprincipen.
När får du ta del av en handling?
Att en handling är allmän betyder inte automatiskt att den är offentlig. Det kan finnas uppgifter i dokumentet som skyddas av sekretess. Sekretessen finns för att skydda till exempel barns personliga förhållanden eller känsliga uppgifter om hälsa och välmående. Skolan är därför skyldig att alltid göra en bedömning av om uppgifterna i en handling kan lämnas ut, helt eller delvis. Det innebär att du som vårdnadshavare inte kan räkna med att få tillgång till allt innehåll, även om det rör ditt eget barn.
Om handlingen inte omfattas av sekretess ska skolan lämna ut den. Du har rätt att läsa handlingen på plats utan kostnad, och i vissa fall kan du också få en kopia. Kommuner har rätt att ta ut en avgift för kopior enligt en lokal taxa, men det finns ingen skyldighet för skolan att skicka handlingar digitalt. Det är upp till varje skola eller kommun att avgöra.
Hur går det till att begära ut en handling?
Om du vill ta del av en handling gör du det genom att kontakta den skola eller kommun som förvarar dokumentet. Skolan ska då först bedöma om handlingen är allmän, och sedan om den är offentlig. En begäran ska behandlas skyndsamt, vilket enligt Justitieombudsmannen i regel innebär att du ska få svar samma dag eller inom någon dag, beroende på hur omfattande ärendet är.
Skulle du få avslag på din begäran har du rätt att överklaga beslutet till kammarrätten. Det är viktigt att veta att även om du inte får hela dokumentet, kan delar av det fortfarande vara offentliga och därmed tillgängliga för dig.
Varför är arkivering viktigt?
För att offentlighetsprincipen ska fungera i praktiken måste handlingar sparas och arkiveras på ett systematiskt sätt. I kommunala skolor regleras detta av arkivlagen. För fristående skolor gäller andra regler, men alla skolor – oavsett huvudman – måste följa dataskyddsförordningen (GDPR) när det gäller hantering av personuppgifter.
Att ha insyn i skolans dokumentation är en viktig del av att vara en delaktig vårdnadshavare. Genom att förstå vad som gäller har du bättre förutsättningar att ta ansvar för och följa ditt barns skolgång.
