Som många redan känner till börjar offentlighetsprincipen gälla hos enskilda huvudmän inom skolväsendet från den 1 januari 2027. Förändringen berör inte bara huvudmän och skolledningar. Även elevhälsan och annan skolpersonal kommer att möta nya förutsättningar kring allmänna handlingar, sekretess och dokumentation. Här sammanfattar vi några av de viktigaste förändringarna inför årsskiftet.
Offentlighetsprincipen börjar gälla vid årsskiftet
Från den 1 januari 2027 får allmänheten rätt att ta del av allmänna handlingar hos juridiska personer som är enskilda huvudmän inom skolväsendet, när handlingarna hör till den verksamhet som omfattas av huvudmannens godkännande.
De berörda huvudmännen ska samtidigt jämställas med myndigheter när offentlighets- och sekretesslagen, OSL, tillämpas.
Det innebär bland annat att verksamheten behöver kunna bedöma vad som är en allmän handling och vilka uppgifter som kan lämnas ut respektive omfattas av sekretess.
En viktig övergångsregel är att den nya rätten att ta del av allmänna handlingar inte gäller handlingar som har kommit in till eller upprättats hos huvudmannen före den 1 januari 2027.
Allmän handling betyder inte att allt blir offentligt
För elevhälsan är det särskilt viktigt att skilja mellan uppgifter som är hemliga i en allmän handling och uppgifter som är offentliga.
När någon begär att få ta del av en handling behöver det bedömas om handlingen är en allmän handling. Om den är det måste det också prövas om handlingen innehåller uppgifter som omfattas av sekretess och därför inte får lämnas ut.
Offentlighetsprincipen innebär alltså inte att känsliga uppgifter om elever automatiskt blir offentliga.
För fristående skolor innebär förändringen samtidigt ett nytt rättsligt ramverk för sekretess. OSL ska från 2027 tillämpas hos de huvudmän som omfattas av reformen. För förhållanden som avser tiden före den 1 januari 2027 fortsätter de äldre bestämmelserna om tystnadsplikt i skollagen att gälla.
Från regelverk till praktiska rutiner
För huvudmän och skolledningar blir en viktig uppgift inför årsskiftet att se till att det finns kunskap, ansvarsfördelning och praktiska rutiner för den nya situationen.
Några frågor som verksamheten behöver kunna hantera är:
- Vad är en allmän handling? Handlingar kan finnas i olika delar av verksamheten och i olika former.
- Vad händer när någon begär ut en handling? Verksamheten behöver veta hur en begäran ska tas emot, bedömas och hanteras.
- När gäller sekretess? Att en handling är allmän innebär inte att alla uppgifter i den får lämnas ut.
- Hur hanteras ett avslag? Det behöver finnas kunskap om vad som gäller när en handling eller vissa uppgifter inte kan lämnas ut.
- Hur ska allmänna handlingar hanteras och bevaras? Här finns särskilda lättnads- och övergångsregler, och reglerna kommer att skilja sig åt beroende på huvudmannens storlek.
- Vad gäller för personalens yttrande- och meddelarfrihet? Även detta påverkas av det nya regelverket.
För pedagoger och annan personal behöver det inte innebära att alla ska kunna göra komplicerade juridiska bedömningar. Däremot blir det viktigt att organisationen har tydliga rutiner och att medarbetarna vet vart de ska vända sig när en fråga om en handling uppstår.
Särskilt relevant för elevhälsan
Elevhälsans professioner hanterar regelbundet information om elevers hälsa, skolgång och personliga förhållanden. Därför blir kunskap om gränsen mellan allmän handling, offentlig uppgift och sekretess särskilt viktig.
Det centrala är inte bara att känna till att lagstiftningen förändras. Verksamheten behöver också kunna hantera en konkret situation där någon exempelvis begär att få ta del av en handling som innehåller uppgifter om en elev.
Här behöver huvudmannen skapa förutsättningar för en säker hantering och tydliggöra vem som ansvarar för olika delar av processen.
Särskilda regler för mindre huvudmän
Lagstiftningen innehåller lättnadsregler för mindre enskilda huvudmän.
Som mindre huvudman räknas som huvudregel en huvudman med högst 450 barn eller elever. Om huvudmannen ingår i en koncern räknas koncernföretagens barn och elever samman. För huvudmän som endast bedriver förskola är gränsen i stället högst 100 barn.
Under 2027 och 2028 får även övriga berörda enskilda huvudmän använda de lättnadsregler som annars är avsedda för mindre huvudmän.
Från 2029 blir skillnaden mellan mindre och större huvudmän större. Ändringen i arkivlagen träder då i kraft för de huvudmän som omfattas av den, medan mindre huvudmän även fortsättningsvis omfattas av särskilda lättnadsregler för bland annat bevarande och vård av allmänna handlingar.
Nu är det dags att förbereda den praktiska hanteringen
Att känna till att offentlighetsprincipen införs är en sak. En annan är att veta vad man faktiskt ska göra när den första begäran om att få ut en handling kommer.
Den 20 oktober håller Elevhälsan.se därför webbinariet ”Offentlighetsprincipen i fristående skolor 2027” med Staffan Olsson, som sedan snart 20 år är expert på Elevhälsan.se inom bland annat offentlighet och sekretess, dokumentation och andra juridiska frågor i förskola och skola.
Under webbinariet går Staffan bland annat igenom:
- vad som är en allmän handling
- vad man behöver tänka på när en handling begärs ut
- hur en begäran om utlämnande hanteras i praktiken
- hur ett avslag utformas
- viktiga bestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen
- skillnaderna mellan mindre och större huvudmän
- hur personalens yttrande- och meddelarfrihet påverkas
- vad som gäller för arkivering och bevarande av allmänna handlingar.
Deltagarna får också flera lathundar och manualer, bland annat om den nya lagstiftningen och hur en begäran om att få ut en allmän handling kan hanteras i praktiken.
Webbinariet genomförs digitalt den 20 oktober kl. 14–17 och avslutas med en frågestund. Deltagarna har dessutom möjlighet att ställa frågor till Staffan via e-post i upp till sex månader efter webbinariet.
Läs mer och anmäl dig till webbinariet om offentlighetsprincipen i fristående skolor 2027.
Källor
Skolverket: Offentlighetsprincipen hos enskilda huvudmän
Sveriges riksdag: Proposition 2025/26:191, Offentlighetsprincipen med lättnadsregler för enskilda mindre huvudmän i skolväsendet, samt riksdagens beslut.
Elevhälsan.se: Staffan Olsson: Offentlighetsprincipen i fristående skolor 2027
Artikeln är framtagen av vår redaktion med hjälp av AI
Så använder vi AI i vårt innehållsarbete
Vårt mål är att sprida kunskap om skola, elevhälsa och barns psykiska hälsa på ett tillgängligt, kostnadsfritt och ansvarsfullt sätt. För att klara detta använder vi AI som ett stöd i vårt redaktionella arbete. Vi använder AI för att:
- bevaka forskning, rapporter och myndighetsinformation
- sammanfatta omfattande och komplexa texter
- ta fram textutkast som sedan bearbetas redaktionellt
Allt innehåll bygger på öppna och trovärdiga källor, såsom forskning.se, Skolverket, Socialstyrelsen, SPSM och olika lärosäten. Vi länkar alltid till grundkällorna så att läsaren själv kan ta del av originalmaterialet.
AI ersätter inte forskning, experter eller journalistik. Vi gör inga egna granskningar, medicinska bedömningar eller vetenskapliga slutsatser. Vår roll är att sammanfatta, kontextualisera och göra befintlig kunskap mer tillgänglig för yrkesverksamma i skolan och för vårdnadshavare.
Genom att använda AI kan vi hålla allt innehåll gratis och nå fler – ett alternativ som annars ofta saknas för den här målgruppen.
