Fråga
Hej,
Frågan gäller kurators dokumentation samt dataskyddsförordningen/GDPR inom friskolor. Friskolor lyder ju under skollagen och patientsäkerhetslagen, inte offentlighets- och sekretesslagen, dvs allmänna handlingar finns ej. Kuratorer har ej dokumentationskrav och är ofta icke legitimerade yrkesutövare. Har läst dina tidigare svar men hittar inget som svarar på just detta.
Vad gäller då för en kurators anteckningar (oavsett om det är minnesanteckningar eller anteckningar för ex särskilt stöd etc) och vårdnadshavares rätt att begära ut dessa (inom friskola)?
Exemplifierar här: Kurator har antecknat i samtal med elev om ämnen som berör känsliga saker likt sexuella övergrepp, misshandel, droger etc som sker i hemmet. Nu vill vårdnadshavare begära ut dessa anteckningar med stöd av GDPR. Integrationsskyddsmyndigheten (IMY) anser att anteckningarna ska lämnas ut.
Ser en stor problematik i detta och att elever kanske inte kommer våga anförtro sig till kuratorn när risken finns att de blir helt blottlagda. Om alla kuratorsanteckningar i framtiden kan begäras ut så bör inga anteckningar göras över huvudtaget, men med risk då att ej kunna hjälpa eleverna som blir utsatta då dokumentation saknas?
Finns det något annat än dataskyddsdförordningen/GDPR som är tillämpbart i detta fall? Vad är dina tankar?
Mvh
GK
Svar:
Hej GK,
Ingen lätt fråga du ställer men jag ska efter bästa förmåga försöka besvara den. Jag fick en liknande fråga i våras från en fristående gymnasieskola i Stockholm där en vårdnadshavare begärde att få ut all digitalt förvarade dokumentation som gällde den tonårige sonen.
Flera lagstiftningar aktualiseras utifrån din fråga. För det första GDPR, dataskyddsförordningen. För det andra, vid en friskola, bestämmelserna om sekretess och tystnadsplikt i skollagen samt förvaltningslagens bestämmelser om parts rätt till insyn i paragraf 10, en bestämmelse som för friskolornas del är inskriven i skollagen 29 kap. 10 §, eftersom själva förvaltningslagen inte gäller dem..
De uppgifter du nämner om sexuella övergrepp, misshandel, droger m.m. är samtliga sådana där anmälningsplikt till socialnämnden gäller när en elev är under 18 år. Jag förutsätter alltså att en anmälan har gjorts och att de uppgifter som kuratorn har antecknat i form av kopior har överlämnats till socialnämnden. Vårdnadshavarna är därmed att se som part i förhållande till socialnämnden och har där som part en rätt till insyn. Undantag kan gälla uppgifter som i ett tidigt skede kan vara skyddsvärda även gentemot en part i och med att de skulle kunna leda till betydande men för den unge. I 10 kap. 3 § Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) sägs att en handling eller annat material inte får lämnas ut till en part om det av hänsyn till ett allmänt eller enskilt intresse är av synnerlig vikt att sekretessbelagd uppgift i materialet inte röjs.Då ska den som är part i stället upplysas om vad materialet innehåller om det behövs för att parten ska kunna ta till vara sin rätt och det kan ske utan allvarlig skada för intresset som sekretessen ska skydda.
Alltså: Om ett barn barn kan bedömas komma att ta skada av en handling som lämnas ut till vårdnadshavaren, så får myndigheten eller friskolan vägra att lämna ut den.Kan man maskera vissa känsliga uppgifter i handlingen kan övriga uppgifter i handlingen lämnas.
Vid en friskola är en polisanmälan eller en anmälan till socialnämnden också myndighetsutövning. Men även där måste hänsyn tas till om det för de dokument som begärs ut på grund av ett enskilt intresse (elevens) är av synnerlig vikt att sekretessbelagda uppgifter inte röjs. Mitt råd är att efter en anmälan ta kontakt med berörd socialnämnd eller polismyndighet för att få klart för er om de berörda vårdnadshavarna redan har informerats om den för eleven känsliga dokumentation det gäller.Har de gjort det finns inget som hindrar er från att lämna ut de dokument som efterfrågas.
I GDPR artikel 15 finns bestämmelser om den registrerades rätt till tillgång till sina uppgifter. Den rätten gäller främst rätten att få en sammanställning av de personuppgifter som registreras, men ingen självklar rätt att få ut själva handlingen. Finns uppgifter om vårdnadshavare/föräldrar registrerade gäller rätten att få ut en sammanställning även dem. Men i punkt 4 anges att rätten till kopia inte ska inverka menligt på andras rättigheter och friheter. Det betyder att hänsyn även utifrån GDPR måste tas i det fall du nämner till om ett utlämnande av uppgifter kan inverka menligt för eleven. Region Blekinge skriver till exempel i det dokument som patienter kan använda för att begära ut uppgifter om sig själva så här: ”Jag begär att få veta vilka personuppgifter om mig som behandlas. Endast sammanställning av dina personuppgifter lämnas ut. Vill du ha ut kopia av handlingen får du enligt de regler som gäller för allmänna handlingar begära ut dessa enligt offentlighetsprincipen i en separat begäran.”
Sammanfattat innebär det att om myndigheten anser att barnet som utredningen rör kommer ta skada om en handling lämnas ut till vårdnadshavaren, så får myndigheten vägra att lämna ut den. I rimlig utsträckning ska de dock “maska”, en form av censur, de uppgifter i handlingen i fråga som är känsliga och sedan lämna ut handlingen.
Skyldigheten att lämna ut uppgifter gäller enligt GDPR med maximalt dröjsmål på en månad efter en begäran. En möjlighet kan vara att avslå en begäran i de fall oklarhet råder. Ett sådant avslag kan överklagas till IMY, , som sannolikt är överklagandeinstans i dessa fall. Där är jag inte helt säker.
Avslutningsvis: En kurator och annan personal i skolan ska anteckna det som behövs och är viktigt i verksamheten. Vid ärendehantering är sådan dokumentation viktig.som tillför ärendet sakuppgifter och då finns en plikt att dokumentera detta och tillföra uppgifterna till ärendet. Vid så kallat. faktiskt handlande behövs ingen dokumentation annat än den fråga det gäller bedöms kunna leda till ett ärende där ett beslut behöver fattas. Var alltså inte rädd för att dokumentera men dokumentera med urskillnad och med ett gott omdöme.
Hälsning
Staffan