Fråga
Hej,
Jag undrar vilka möjligheter skolan har att förvara de orosanmälningar som de själva har gjort? De kan ju inte läggas i elevakten, men skulle t.ex. rektorn kunna förvara dem i ett låst skåp på sitt kontor och gallra kontinuerligt?
Undrar S
Svar:
Hej S,
Frågan om hur känslig dokumentation i skolan ska förvaras är mycket viktig. Några exakta regler om detta finns inte. Du skriver som om det vore självklart att de inte får/kan förvaras i en elevakt men några bestämmelser som förhindrar detta finns inte. Som exempel på att man faktiskt förvarar orosanmälningar i elevakten kan jag nämna T kommun där man i sina riktlinjer för innehållet i elevakter nämner att det i dessa ska finnas uppgift om polisanmälan samt om anmälan till sociala myndigheter.
Men en anmälan till polis eller socialnämnden är starkt integritetskänslig. Risken är stor att dessa känsliga uppgifter sprids internt även till personal som inte har med eleven att göra.
Ett sätt att hantera detta kan vara att i elevakten nämna att en anmälan har gjorts i form av en kort och opreciserad anteckning men att själva anmälan och tillhörande dokumentation i övrigt sedan förvaras på annan plats. Det kan då som du nämner vara lämpligt att den förvaras i ett låst skåp (om det är en pappersanmälan) eller digitalt på annat sätt där endast rektor har tillgång till själva anmälan. Skulle någon eller några i personalen sedan behöva ta del av innehållet i anmälan är detta upp till rektor att avgöra.
Vid en skolmyndighet kan gallring sedan ske enbart med stöd i bestämmelserna i en dokumenthanteringsplan som anger gallringstider för olika skoldokument vid myndigheten. Vid en friskola finns inga sådana restriktioner. Det är därför möjligt där, men förstås inte lämpligt, att en anmälan inte bevaras efter det att den är gjord. Mitt råd är att den åtminstone ska sparas så länge som eleven fortfarande finns vid skolan.
Jag kan tillägga att jag i en ny åttonde upplaga av min skolsekretess särskilt behandlar skolans dokumentation i ett nytt kapitel. Den utkommer preliminärt i januari.
Hösthälsningar från Staffan
