Fråga:
Hej!
Är skolsköterska på en kommunal grundskola. Vi har journalsystemet Prorenata med elevakt.
För vår del i EMI scannar vi in tex remissvar samt journalkopior mm i den medicinska delen och vi har egna scanners som ej är nätverksanslutna på EMI:s mottagnings rum.
Det har nu uppstått en fråga då vi skolsköterskor ibland, (ibland ofta och regelbundet, varierar mellan olika skolor) blir ombedda att scanna in andra professioners dokument i elev-akten. Det kan vara att rektorn ber skolsköterskan om hjälp med att scanna in dokument eller en special -lärare eller ett mötesprotokoll osv. Detta för att skolan saknar egen scanner och de vet att skolsköterskan har en på sitt rum. I den diskussion som vi skolsköterskor förde kring frågan kom förslaget upp om att man kan scanna in ett dokument i dennes namn som dokumentet tillhör så står det inte att det är inscannat i skolsköterskans namn utan man tex väljer då rektorns namn och scannar in dokumentet i elev-akten under rektorns namn.Flera av oss skolsköterskor är inte bekväma med detta och undrar om det är förenligt med sekretess och gällande lagstiftning? På detta sättet får man ju del av dokument som EMI inte ska ha del av samt att det känns inte som att det är juridiskt hållbart att scanna in i någon annans namn, särskilt inte för oss skolsköterskor som är legitimerad sjukvårdspersonal. Att lägga in dokument i en elev-akt som man inte har att göra med och inte i sitt egna namn. Man blir ju mer som en sekreterare då.
Vi menar att skolan bör köpa in egna scannrar och inte ta hjälp av EMI i detta administrativa arbete.
Tacksam för råd angående detta.
Hälsningar Anna, skolsköterska
Svar:
Hej Anna!
Jag förstår att du har funderingar kring inscannade dokument i Prorenata Journal. En del av dina frågeställningar rör arbetsfördelningen på er arbetsplats och den kan jag så klart inte ha någon åsikt om. Det jag kan göra är att ge lite bakgrund till hur vi tänker på Prorenata kring journalhandlingar och inscannade dokument. Formellt (och tekniskt) är det inget som hindrar att det är en person (till exempel skolsköterskan) som scannar in ett dokument till journalen och en annan (till exempel rektorn) som är satt som ansvarig och sedan signerar dokumentet. Den ansvariga personen för handlingen är till syvende och sist den som signerar den, inte den som scannade in den.
Frågan blir därför snarare organisatorisk. Vilka rutiner har ni till exempel för att se till att sekretessen hålls när en personalkategori ska hantera dokument åt en annan? Frågan om sekretess mellan EMI och övriga delar av elevhälsoteamet är komplicerad och har berörts på denna sida tidigare av bland annat Staffan Olsson. Om skolsköterskan ska hantera handlingar åt annan personal så är så klart en förutsättning att hen har rätt att ta del av de handlingarna, annars blir det frågan om ett röjande i lagens mening. Om skolsköterskan redan hade tagit del av till exempel ett mötesprotokoll genom att ha deltagit i mötet så blir den frågan inte lika viktig. Då har man tydligen gjort en bedömning att det ur sekretess-synpunkt var ok att skolsköterskan tog del av handlingen, inscanningen ändrar inte något.
Så, sammanfattningsvis, det finns inget tekniskt som hindrar att en användare i Prorenata Journal scannar in ett dokument åt en annan användare och sätter den som ansvarig. Den ansvarige, signerande användaren är sedan de facto ansvarig för handlingen. Huruvida det är lämpligt av andra skäl, så som arbetsfördelning eller sekretess är en fråga för verksamheten och vad gäller sekretessen så beror det i praktiken på vilken typ av handling det rör sig om och om skolsköterskan har laglig tillgång till den handlingen.
Hoppas det svaret gav lite vägledning till åtminstone de tekniska aspekterna kring inscanning av dokument i Prorenata Journal.
Hälsningar från Jens
